Excel應該這么玩——5、三種數據：Excel也是系統

Excel最常用的功能就是記錄數據，把數據按照行列記錄下來。這部分數據是源數據，是業務活動中最原始的流水賬，作為后續操作的依據。為了從源數據中得出一定的結論，需要對源數據進行分析得出報表數據。在分析數據的過程中，除了用到根據實際情況變化的源數據，還存在不變的數據，例如各種比例、基數、基礎信息，這里把這一類數據叫做基礎數據。其實在業務系統中的數據也可以按這三種數據分類，只不過業務系統能提供友好的用戶界面，Excel則完全面向數據。雖然Excel在用戶界面上沒法和業務系統相比，但對于數據的分類和處理方式和業務系統是一致的，遵循相同的規范會讓數據處理起來更高效。

1、基礎數據

基礎數據是指最基礎的配置數據和基本信息數據，一般創建之后不會經常改動。例如組織架構、員工信息、產品分類、產品信息這些都屬于基礎數據。

基礎數據又可以分為兩類，單個基礎數據和列表基礎數據。單個基礎數據一般是獨立存在的單個值，例如各種基數。這種數據可以使用命名單元格的方式使用，后面做報表的時候只需要通過名稱引用即可。列表基礎數據是一類數據的集合，有多行或多列，例如組織架構信息、產品信息。對于列表基礎數據可以用命名表格的方式使用。

在命名表格中介紹了COLUMN函數，指定某個表格的列名，COLUMN函數就會返回該列的從1開始對應的序號。但是這個序號是從A列開始計算的，而VLOOKUP函數中第三個函數是指定從當前表格中的第1列開始計算的。如果在一行中存在多個表格，那么對于第二個表格使用COLUMN函數就會得到錯誤的列序號。所以建議基礎數據縱向排列，不要在一行中存在多個表格?？v向排列還有一個好處，可以隨意的添加和刪除行，而不用擔心刪除其他表格的數據?？v向排列有一個弊端，定位數據會比較麻煩，需要較大幅度操作滾動條。但是這個弊端可以很容易避免，可以通過添加鏈接的方式。添加鏈接的方式會在后面的文章中介紹。

實際維護基礎數據時，建議對于較少量基礎數據，可以把多個表格放在一個Sheet中。如果某一類基礎數據的行數非常多，建議放到單獨的Sheet中。

2、源數據

源數據通常是手工輸入，或者是從其他業務系統中導出的。如果是手工輸入的，盡量減少錄入的數據量，可以通過引用基礎數據來實現自動填充一部分數據。另外為了避免手工輸入數據發生錯誤，對于有一定限制的數據，建議使用設定數據類型和設定數據有效性（下拉列表）的方式進行限制。

在設定源數據表格的列時，需要注意不要在一列中包含復合信息。服裝有尺碼和版型之分，例如襯衫36A表示36碼A版。如果混合在一起，要分析出ABCY這四種版型中哪一個賣的最多，就沒法直接用數據透視表分析出來了。為了給數據透視表提供正確的數據，源數據必須有列標題，不能有合并單元格，不能有空行。

在設計源數據結構的時候，最需要注意的是不要使用維度項作為列，特別是把多個維度做成多表頭的形式，如下圖：