在項目管理中創建問題管理系統對于確保在整個項目生命周期中系統地識別、跟蹤、處理和解決問題、障礙和風險至關重要。有效的問題管理是項目成功的基石。每個錯誤或問題，無論大小，都需要及時跟蹤和解決，以保持項目發展勢頭。Zoho Projects 中有多個功能，如問題布局、SLA、標簽、業務規則、問題跟蹤器通知、鏈接問題、自定義功能、清單擴展和電子郵件模板，可幫助您及時跟蹤、管理和解決問題。在本文中，我們將探討如何在我們自己的產品管理流程中使用 Zoho Projects 中的問題管理系統來管理問題。

以下詳細說明了建立此類系統的重要性：

1. 結構化問題解決
   問題管理系統提供了一個清晰、循序漸進的問題處理框架，確保問題不會被忽視或處理不當。這可以減少混亂，并實現有序的解決問題。

2. 提高項目成功率
   未解決的問題可能會導致項目脫軌。強大的系統可以確保問題得到及時有效的處理，確保項目在時間、成本和范圍方面保持正軌。

3. 加快解決速度
   通過明確的流程和責任歸屬，可以更快地解決問題，防止問題升級，并最大限度地減少對項目進度的干擾。

實時示例：
在軟件測試過程中，當測試人員發現影響“全局 Web 選項卡”功能任務的問題（即某些瀏覽器中的對齊中斷）時，會遵循預定義的流程進行解決。以下是問題管理系統端到端處理此問題的方式。
使用自定義字段提交問題
自定義字段在問題布局中創建，允許測試人員提交包含關鍵詳細信息（例如嚴重性、模塊、瀏覽器類型和字體系列）的問題。對于“全局 Web 選項卡”對齊問題，瀏覽器類型字段有助于確定受影響的環境。

其他行業如何在此流程中使用問題布局：
建筑行業：使用自定義字段（例如位置、材料類型、等級等）跟蹤材料缺陷或設計缺陷等問題。
制造業：使用自定義字段（例如產品階段、機器類型、位置等）跟蹤生產線故障或機器故障問題。

基于問題類型的 SLA
SLA 根據問題類型（例如支持、安全、隱私或性能）配置，以設定解決期限。如果問題屬于上述類型之一，SLA 會在 24 小時內觸發解決方案。如果問題仍未解決，則會升級至 1-4 級。

其他行業如何在此過程中使用 SLA：
建筑行業：設置 SLA，以便快速解決安全違規或結構故障等關鍵問題。
制造業：針對生產線停機等問題設置 SLA，以最大限度地減少停機時間。

自動分配問題
使用功能名稱創建標簽，并在問題提交時將其與問題關聯。業務規則以標簽為標準創建，自動將問題分配給相關的開發人員、設計師、經理和項目經理 (PM)。

其他行業如何在此流程中使用標簽：
建筑行業：使用問題類型（例如管道或電氣）作為標簽，自動將問題分配給相應的承包商或分包商。
制造業：使用機械或生產等標簽，自動將問題分配給維護團隊或輪班經理。

批量更新問題
創建自定義視圖，以標簽為條件跟蹤和批量更新與該功能相關的所有問題。

其他行業如何在此過程中使用自定義視圖：
建筑：創建自定義視圖以跟蹤和更新與電氣工程相關的問題。
制造業：創建自定義視圖以跟蹤和更新與生產相關的問題。

管理重復問題
如果提交了重復問題，開發人員可以使用“重復”鏈接類型將其鏈接到原始問題，以便識別。我們創建了一個自定義函數，以確保僅在原始問題關閉后才會關閉重復問題，從而確保問題跟蹤流程中不會出現重復。

其他行業如何在此流程中使用鏈接問題：
建筑行業：鏈接重復問題，例如同一電氣故障的多份報告。
制造業：將重復的維護問題鏈接到原始問題，以確保單一解決方案。

將任務與問題關聯
全局 Web 選項卡任務與問題關聯，使開發和 QA 團隊能夠從一處監控工作項的進度。測試人員打開任務時，可以查看所有關聯問題；打開問題時，可以輕松跟蹤關聯任務。

其他行業如何在此過程中使用任務關聯：

建筑：將“地基”等任務與“地基破裂”等問題關聯，以便于跟蹤。
制造：將維護任務與機械問題關聯，以便跟蹤進度。

自動更新狀態
我們創建了一個自定義函數來自動更新問題狀態。當測試人員將任務狀態更新為“已開始測試”時，關聯問題的狀態將自動更新為“QA 過程中”。同樣，當開發人員解決問題并將任務狀態更新為“重新提交進行 QA”時，關聯問題的狀態將更新為“待測試”。問題跟蹤器通知用于向所有團隊成員發送通知，讓每個人都了解此類狀態更新。

其他行業如何在此流程中使用自定義功能：
建筑行業：當電氣安全檢查問題狀態更新為“已通過”時，相關任務（例如“線路安裝”）將自動將其狀態更新為“檢查完成”。
制造業：當材料短缺問題更新為“已解決”時，“電氣安裝”的任務狀態將自動更新為“工作已完成”。

自動添加關注者
有時，問題需要進一步驗證才能解決。開發人員可以更新問題狀態，例如“有意完成”或“與項目經理討論”。我們創建了業務規則，以自動將相關產品經理 (PM) 和其他團隊成員添加為關注者，并以這些狀態作為標準。這確保了決策得到驗證，并在繼續推進之前通過評論添加了任何必要的輸入。

其他行業如何在此流程中使用業務規則：
建筑行業：自動添加關注者，以便在繼續推進之前驗證電氣安全檢查或結構問題。
制造業：自動添加關注者，以便在完成維護任務之前驗證機器維修狀態。

測試人員核對清單
功能審核和測試完成后，核對清單擴展程序將用于相關任務。測試人員需要完成任務中預先定義的核對清單，以驗證所有相關測試場景均已涵蓋。此核對清單可確保不會遺漏任何關鍵測試環節。

其他行業如何在此流程中使用核對清單擴展程序：
建筑行業：使用核對清單創建缺陷清單，確保在任務問題標記為完成之前完成所有檢查、測試和最終驗證。
制造業：創建合規性核對清單，確保在任務問題標記為完成之前完成產品裝配和質量控制步驟。

解決問題
問題解決后，開發人員可以在問題詳情頁面結合上下文解決問題。

自定義通知
問題跟蹤器通知中的自定義電子郵件模板用于自動化溝通。開發人員和相關團隊成員會自動收到有關重新開放問題的通知。這有助于避免項目延誤。

其他行業如何在此過程中使用電子郵件模板：
建筑行業：創建自定義電子郵件模板，并在問題跟蹤器通知中使用它來處理重新開放時出現的安全違規等關鍵問題。
制造業：創建自定義電子郵件模板，并在問題跟蹤器通知中使用它來處理重新開放時出現的維護問題。