比較好用的 10 款文檔管理系統推薦：PingCode、Worktile、語雀、聯想Filez企業網盤、360億方云、DocuPhase 、M-Files 、LogicalDOC、Revver、Box。

在現代企業環境中，管理大量文檔和數據往往讓人頭疼。不僅需要維護信息的更新和可訪問性，還要確保安全和遵守法規。這使得選擇一個高效、可靠的文檔管理系統變得至關重要。選擇正確的系統可以極大提高工作效率，減少錯誤，并增強團隊協作。

一、比較好用的10款文檔管理系統

1、PingCode

這是國內非常推薦的一款知識管理工具，因為 PingCode 知識庫能夠用于各種類型和規模的團隊。它能夠用于搭建團隊知識庫、文檔管理、多人協作編輯、文檔對外分享等。因為能關聯需求、測試、缺陷等環節，所以在軟件開發團隊更受歡迎。能夠滿足麒麟、信創等系統要求。知名客戶包括中國科學院、中國聯通、小紅書、長城汽車、西安交大等。

PingCode 知識庫工具的核心使用場景包括：產研文檔管理，如：技術規范、PRD需求文檔、測試說明、流程制度說明；銷售/客服支持，如：產品介紹、使用說明、解決方案、常見問答、在線手冊等；教育/培訓，如：幫助培訓師和學員共享、管理和學習資料、視頻，提高學習效率和質量；官網文檔，如：幫助中心、操作手冊等資料直發布到對外網站上，搭建對外宣傳和幫助支持窗口；建立內部問答社區，如：公告發布（新制度、公示、月報…）、資料收集、創意征集、內部問題討論、競品情報等；

PingCode 知識庫工具功能包括：多人實時在線協同編輯、信息實時保存同步、歷史版本快速追溯；文檔支持共享、關注、評論、批注，可在消息/飛書等第三方賬號收到提醒；支持富文本編輯，支持插入圖片、表格、思維導圖、畫板、視頻、Markdown、代碼塊、頁面、附件等，支持模板創建、復用；與研發項目管理、測試管理具體工作項深度關聯，形成“需求-開發-測試-知識沉淀”管理閉環；頁面與工作項相互關聯，頁面支持插入工作項及工作狀態，具體工作項可直接關聯知識庫或頁面；支持頁面級的權限管控、以及水印、審計等安全能力；全局搜索；AI智能助手；

該工具優點在于，產品開箱即用，簡單易上手，產品服務口碑好；為25人以下團隊免費提供基礎版本；國產化，支持信創、麒麟等；支持私有部署、定制化以及SaaS等購買/部署方式；國際信息安全體系認證和精細權限管控，安全有保障；【官網：https://sc.pingcode.com/0dcjk】

2、Worktile

Worktile是一款非常適合項目文檔管理的系統，提供靈活的項目文檔管理和不限速的企業網盤功能，適合中小型企業和跨部門團隊。它支持任務管理、時間跟蹤、文件共享和企業網盤，通過統一的知識庫平臺，將分散的知識進行集中管理和分類，建立結構化的知識目錄。這種分類管理不僅方便知識的檢索和訪問，還能幫助團隊成員快速找到所需的信息，提高工作效率。

此外，Worktile提供強大的任務管理功能，支持任務的創建、分配、跟蹤和完成，并提供時間跟蹤功能，幫助團隊成員記錄工作時間和項目進展?？绮块T團隊可以通過共享文件夾和協作空間進行有效的文件共享和協作，確保信息的流暢傳遞和有效溝通。整體而言，Worktile在提升團隊協作效率和項目管理方面表現出色，是企業管理和利用團隊知識的理想工具。【官網：https://sc.pingcode.com/bnkot】

3、語雀

語雀是螞蟻集團旗下的一款文檔與知識庫工具，起源于阿里巴巴和螞蟻集團的內部文檔協同需求，于2018年對外開放服務。這款工具現已服務于數十萬企業組織和數百萬個人用戶，成為國內知識管理和文檔協作領域的重要平臺。語雀的主要功能包括結構化知識庫管理、多端同步、在線文檔編寫和多人協作，特別強調團隊的知識共享和協作效率。其優勢在于強大的知識管理能力和金融級安全存儲，支持網頁和移動端(iOS和Android)，適用于需要高效知識共享和文檔協作的企業和團隊。更多信息可訪問官方網站：yuque.com。

4、聯想Filez

聯想Filez企業網盤是由聯想集團開發的一款領先的企業級文件管理與協作平臺，旨在幫助企業和組織推動數字化轉型和創新發展。自2006年推出以來，聯想Filez已經成為中國市場上的領導品牌，提供包括企業網盤、在線文檔和非結構化數據平臺在內的全面解決方案。該平臺特別強調實時協作編輯、智能權限管理和高安全標準，支持文件的集中存儲和自動化同步，極大地提高了數據安全性和工作效率。聯想Filez適用于需要高效文件共享、跨地區協作及數據安全性的企業和組織。更多信息和服務細節，您可以訪問官方網站：filez.com。

5、360億方云

360億方云是360集團旗下的企業級文件管理與知識協作平臺，憑借其強大的企業實力和技術背景，已成為國內領先的文檔管理工具之一。該平臺主要功能包括文件的集中存儲、多端同步、實時共享與協作、權限管理以及數據安全保障，支持多種文件格式的在線編輯和版本管理。360億方云的優勢在于其高效的多人協作能力和嚴格的安全措施，如全鏈路加密和敏感內容識別，確保企業文件的安全性和可追溯性。適用于需要跨部門、跨地區高效協作和嚴格數據管理的企業，特別是在教育、制造、醫療等領域廣泛應用?！竟倬W：https://www.fangcloud.com】

6、DocuPhase

DocuPhase是一款廣受市場歡迎的文檔管理工具，專為現代財務團隊設計，旨在簡化和優化后臺操作。這款軟件包含文件管理、智能數據捕獲、自動化工作流、網頁表單等多項功能，支持與多種ERP系統如NetSuite, Dynamics, Sage等進行集成，確保數據在各系統間的即時更新。DocuPhase 的主要優勢在于其能夠自動化掃描、存儲和檢索文件，同時使用先進的光學字符識別（OCR）技術替代手動數據輸入，大幅提升工作效率。這款工具非常適合需要高度自動化文件處理和具有復雜工作流需求的企業使用。更多信息可以在官方網站了解：DocuPhase.com。

7、M-Files

M-Files是一款以元數據為驅動的智能文檔管理工具，致力于幫助企業簡化和自動化文檔管理流程。它廣泛應用于各種規模的企業，通過提供強大的搜索功能、自動化的工作流程和嚴格的安全措施，幫助企業提升效率和合規性。M-Files 的主要功能包括文件的自動分類、版本控制、權限管理以及與其他業務系統的集成，如Microsoft 365和Salesforce等。這些功能使得M-Files 在提供靈活的文檔訪問和管理方面具有顯著優勢。

M-Files 特別適用于需要管理大量文件和遵守嚴格合規要求的法律、財務和醫療等行業。無論是在云端還是本地部署，M-Files 都能提供穩定可靠的服務，并通過其AI和機器學習技術，使文檔管理變得更智能，更符合企業的具體需求。

想了解更多關于 M-Files 的信息，可以訪問官網：M-Files.com。

8、LogicalDOC

LogicalDOC是一款高效的文檔管理系統，設計用于幫助企業以安全和有組織的方式管理其文件和信息。作為一款企業級解決方案，LogicalDOC 特別適合需要大規模文檔管理的公司，提供從簡單的文檔存儲到復雜的工作流和權限管理的全方位功能。該系統支持云基礎設施和本地部署，具有良好的靈活性和擴展性，能夠適應各種業務需求和技術環境。

LogicalDOC 的主要功能包括但不限于自動文檔索引、高級搜索、元數據管理、版本控制以及安全的文檔共享。這些功能通過一個直觀的網絡用戶界面提供，支持跨平臺訪問，確保無論何時何地都能高效協作。系統的設計強調用戶友好性和低學習曲線，使得用戶可以快速上手，無需深入的技術培訓。

此外，LogicalDOC 強大的集成能力使其能夠輕松與其他企業應用（如CRM和ERP系統）整合，進一步增強文檔管理的效率和有效性。它還提供定制的工作流功能，允許企業根據具體業務流程設計和實施自動化文檔處理步驟。

LogicalDOC 的主要優勢在于其能夠提供嚴格的安全性和符合法規的存儲解決方案，特別適用于法律、醫療和金融等對數據保密和合規性要求極高的行業。

官方網站提供了更多關于產品功能、用戶案例和技術支持的詳細信息：LogicalDOC.com。

9、Revver

Revver是一款領先的文檔管理系統，旨在通過自動化文檔處理來提升企業效率和生產力。該平臺為各種規模的企業提供了強大的工具，以幫助他們在組織文件、簡化工作流程和確保合規性方面表現出色。Revver 的主要功能包括無代碼自動化工具、元數據管理、高級搜索和文檔共享功能，這些功能能夠確保文檔在整個生命周期中的安全性和可追溯性。Revver 特別適合需要處理大量文檔的行業，如金融機構、人力資源部門、醫療辦公室等。憑借其廣泛的集成功能，Revver 可以與常用的業務應用程序如Salesforce和QuickBooks無縫對接，為用戶提供統一的工作空間。【官網：https://www.revverdocs.com】

10、Box

Box是一家在全球范圍內廣受歡迎的云內容管理和文檔管理平臺，服務于包括68%的財富500強公司在內的眾多企業。Box 提供全面的文檔管理解決方案，幫助企業簡化內容的生命周期管理，涵蓋從文檔創建、組織、存儲到共享、簽名和歸檔的整個過程。其主要功能包括無限電子簽名、自動化工作流程、強大的安全和合規控制，以及與1,500多個應用程序的集成，如Salesforce、Slack、Office 365等。

Box 的優勢在于其強大的安全性，采用企業級的加密技術和權限管理，同時提供內置的合規性工具，幫助企業遵守包括HIPAA、GDPR等在內的各種國際法規。此外，Box 的無代碼工作流程構建器讓企業可以快速創建和管理自定義流程，提升團隊的協作效率。

Box 適用于各種規模的企業，尤其是那些需要跨部門協作并需要高水平數據安全和合規管理的行業，如金融服務、醫療保健和法律行業。

更多信息可以在官方網站了解：box.com。

二、 如何評估文檔管理系統的性價比

選購文檔管理系統時，性價比是關鍵因素。首先，考慮系統是否提供免費試用期或有限功能的免費版本。這能幫助你評估系統是否符合需求而不需初期投資。比較系統功能和價格，確保你為必需的功能支付，而非冗余的附加選項。例如，一些系統可能包含高級數據分析工具，但如果你只需要基本文檔存儲和檢索功能，這類高級功能則可能是不必要的開支。

其次，考慮長期成本。有些系統可能初期投資低，但長期運維成本高。查找其他用戶的評價，了解系統升級和支持的實際成本。根據一個統計，超過60%的小企業在選擇DMS時未能充分考慮到長期運維成本，導致最初的節約反而增加了未來的開支。

最后，評估供應商的客戶支持服務。優質的客戶支持可以大幅減少潛在的技術問題對業務的影響，確保系統穩定運行，提高投資回報率。選擇那些提供快速、可靠客戶服務的供應商。

三、哪些功能是每個文檔管理系統必備的

有效的文檔管理系統應具備幾個關鍵功能。首要的是強大的搜索功能。系統應能快速準確地定位文件，支持多種搜索條件，如日期、作者或關鍵詞。這樣不僅提高工作效率，還減少員工因尋找文件而浪費的時間。

接下來是權限管理。系統必須能設置不同的訪問權限，保證信息安全，同時允許合適的人訪問需要的資源。這對于遵守數據保護法規尤其重要。

最后，備份和恢復功能是不可或缺的。系統應自動備份文檔，以防數據丟失。在選擇系統時，確保其提供的備份解決方案符合你的業務需求和合規要求。

四、選擇文檔管理系統時最常見的誤區有哪些

許多用戶在選擇文檔管理系統時常有幾個誤區。一個常見的誤區是認為最貴的系統必定是最好的。然而，價格高并不總是代表更適合你的需求。關鍵是要找到功能和成本效益相平衡的解決方案。

另一個誤區是忽視用戶體驗和培訓資源。一個系統無論功能多強大，如果難以使用，你的團隊成員可能不會愿意接受它。選擇那些提供豐富培訓材料和良好用戶支持的系統。

最后，不要低估實施新系統的時間和資源需求。部署文檔管理系統可能需要時間進行適當配置和員工培訓。確保預算中包括了這些潛在費用。

總結

總的來說，選擇合適的文檔管理系統不僅能夠提高工作效率，還能確保企業數據的安全性和合規性。無論你是一個小型初創企業，還是一個需要處理大量文檔的大型公司，市場上都有適合你的文檔管理工具。從云端解決方案如Box，到本地部署的選項如M-Files，每個系統都有其獨特的功能和優勢。關鍵在于明確企業的具體需求，然后根據這些需求選擇最符合的工具。通過慎重的選擇，你可以為你的團隊創造一個更加高效、安全的工作環境，從而推動業務的成功。

常見問答（FAQS）：

選擇文檔管理系統時需要考慮哪些關鍵因素？

回選擇DMS時，企業應考慮系統的易用性、安全性、集成功能、成本效益和技術支持。了解系統是否符合企業的特定需求，例如是否支持現有的業務流程和技術環境，也非常重要。

文檔管理系統如何幫助企業遵守法規要求？

回答：文檔管理系統通常內置合規性管理工具，支持遵循如GDPR、HIPAA等國際法規的要求。它們通過自動化的文檔保留和銷毀策略、權限控制和審計日志功能，幫助企業避免違規風險。

文檔管理系統與文件共享工具有何不同？

回答：雖然文件共享工具允許用戶共享和協作處理文檔，但文檔管理系統則提供更全面的功能，包括文檔的存儲、檢索、版本控制、安全管理和工作流程自動化。因此，DMS更加適合需要嚴格文檔管理和合規性要求的企業使用。