市面上常見的 10 款文檔管理工具對比：PingCode；Worktile；飛書文檔；騰訊文檔；石墨文檔；語雀；M-Files；DocuWare；MasterControl；Contentverse；DocuSign 。

在今天的數(shù)字化時代，文檔管理變得越來越重要，無論是對于初創(chuàng)企業(yè)還是大型企業(yè)。一個常見的挑戰(zhàn)是如何找到一個既能滿足日常運營需求，又能提供高效率和數(shù)據(jù)安全的文檔管理系統(tǒng)。這不僅關(guān)系到信息的組織和存取效率，也直接影響到團隊的協(xié)作和生產(chǎn)力。

一、市面上常見的 10 款文檔管理工具

1、PingCode

PingCode 國內(nèi)非常推薦的一款企業(yè)級知識管理系統(tǒng)，簡單易用，功能成熟，服務(wù)口碑好，曾入選36氪發(fā)布的年度口碑企服產(chǎn)品榜單 TOP 36。長城汽車、小紅書、華夏基金都是其客戶。

PingCode 被市場、銷售、項目經(jīng)理、研發(fā)部門廣泛用于團隊知識庫創(chuàng)建、項目文檔的管理、文檔的在線編輯協(xié)作、跨團隊信息共享、集體討論、幫助中心、產(chǎn)品介紹、開發(fā)文檔、在線手冊等制作。

PingCode 知識庫工具核心功能包括：

• 多人實時在線協(xié)同編輯、信息實時保存同步、歷史版本快速追溯；
• 文檔支持共享、關(guān)注、評論、批注，可在消息/飛書等第三方賬號收到提醒；
• 支持富文本編輯，支持插入圖片、表格、思維導(dǎo)圖、視頻、Markdown、代碼塊、頁面、附件等，支持模板創(chuàng)建、復(fù)用；
• 與研發(fā)項目管理、測試管理具體工作項深度關(guān)聯(lián)，形成“需求-開發(fā)-測試-知識沉淀”管理閉環(huán)；
• 頁面與工作項相互關(guān)聯(lián)，頁面支持插入工作項及工作狀態(tài)，具體工作項可直接關(guān)聯(lián)知識庫或頁面；
• 支持頁面級的權(quán)限管控、以及水印、審計等安全能力；
• AI助手等

在軟件開發(fā)團隊的使用體驗遠超其他團隊，因為：PingCode 除了有知識管理子產(chǎn)品外，產(chǎn)品矩陣覆蓋了研發(fā)全生命周期，具備目標管理、產(chǎn)品管理、項目管理（敏捷/kanban/瀑布）、測試管理、缺陷追蹤、項目文檔管理、效能度量等不同的子產(chǎn)品，客戶可以按需購買。并且集成了github、gitlab、jinkens、企微、飛書等主流工具。

這款軟件具有多方面的優(yōu)點：產(chǎn)品開箱即用，操作簡單易上手，且服務(wù)口碑良好；為25人以下的團隊免費提供基礎(chǔ)版本；支持國產(chǎn)化，兼容信創(chuàng)、麒麟等系統(tǒng)；同時提供私有部署、定制化及SaaS等多種購買方式。此外，它還通過國際信息安全體系認證，并具備精細的權(quán)限管控功能，確保了高安全性。

盡管如此，這款軟件也存在一些缺點：它不支持多語言環(huán)境，無法滿足構(gòu)建像百度百科這類復(fù)雜的知識庫需求。【官網(wǎng)：https://sc.pingcode.com/0dcjk】

2、Worktile

Worktile是一款非常適合項目文檔管理的系統(tǒng)，提供靈活的項目文檔管理和不限速的企業(yè)網(wǎng)盤功能，適合中小型企業(yè)和跨部門團隊。它支持任務(wù)管理、時間跟蹤、文件共享和企業(yè)網(wǎng)盤，通過統(tǒng)一的知識庫平臺，將分散的知識進行集中管理和分類，建立結(jié)構(gòu)化的知識目錄。這種分類管理不僅方便知識的檢索和訪問，還能幫助團隊成員快速找到所需的信息，提高工作效率。

此外，Worktile提供強大的任務(wù)管理功能，支持任務(wù)的創(chuàng)建、分配、跟蹤和完成，并提供時間跟蹤功能，幫助團隊成員記錄工作時間和項目進展。跨部門團隊可以通過共享文件夾和協(xié)作空間進行有效的文件共享和協(xié)作，確保信息的流暢傳遞和有效溝通。整體而言，Worktile在提升團隊協(xié)作效率和項目管理方面表現(xiàn)出色，是企業(yè)管理和利用團隊知識的理想工具。【官網(wǎng)：https://sc.pingcode.com/bnkot】

3、飛書文檔

飛書文檔是由字節(jié)跳動公司推出的一款現(xiàn)代化協(xié)作工具，旨在提高團隊的工作效率和文檔管理能力。作為市場上較為領(lǐng)先的在線協(xié)作平臺之一，飛書文檔集成了文檔、表格、演示等多種辦公工具，支持實時多人協(xié)作，使內(nèi)容共享和團隊協(xié)同工作更加流暢。其主要功能包括實時編輯、評論系統(tǒng)、任務(wù)分配、日歷集成以及豐富的模板庫，能夠滿足多樣化的創(chuàng)作和管理需求。飛書文檔的優(yōu)勢在于其強大的集成能力和高度的安全性，特別適合需要遠程協(xié)作和靈活辦公解決方案的企業(yè)。此外，飛書文檔還強調(diào)數(shù)據(jù)安全和用戶隱私保護，確保企業(yè)數(shù)據(jù)的安全存儲和傳輸。適用于各種規(guī)模的企業(yè)，尤其是那些追求效率和靈活性的現(xiàn)代企業(yè)。【官網(wǎng)：docs.feishu.cn】

4、石墨文檔

石墨文檔是由武漢初心科技有限公司開發(fā)的一款在線協(xié)作平臺，自2014年推出以來，已成為中國市場上主要的文檔管理工具之一。該平臺支持文檔、表格、幻燈片等多種格式，主打特色是其實時多人協(xié)作功能，允許團隊成員在同一文檔上進行即時編輯和討論。石墨文檔提供強大的文檔編輯、評論、版本控制及權(quán)限管理功能，特別強調(diào)安全性，支持敏感內(nèi)容的保密和團隊文檔的權(quán)限設(shè)置。

石墨文檔的優(yōu)勢在于其簡潔高效的界面設(shè)計和對協(xié)作性的強化，使其在教育、媒體、金融等多個行業(yè)中得到廣泛應(yīng)用。適合需要靈活協(xié)作和高度信息安全的企業(yè)和團隊，無論是小型團隊還是大型企業(yè)，都可以根據(jù)自身需求調(diào)整使用策略。

石墨文檔已為數(shù)百萬的企業(yè)用戶提供服務(wù)，覆蓋了互聯(lián)網(wǎng)、教育、媒體等多個領(lǐng)域，被認為是提升團隊效率的有效工具。【官網(wǎng)：shimo.im】

5、語雀

語雀是由螞蟻集團開發(fā)的一款文檔和知識管理工具，自2018年面向互聯(lián)網(wǎng)用戶推出后迅速獲得市場認可。它集成了文檔編輯、知識庫和數(shù)據(jù)表等功能，特別強調(diào)協(xié)作和知識分享，使得文檔內(nèi)容的表達更豐富，促進了文檔內(nèi)容的深入理解和團隊內(nèi)知識的流動。語雀的主要功能包括實時協(xié)作編輯、文檔和知識庫管理、以及強大的搜索和結(jié)構(gòu)化知識整理工具。該平臺的優(yōu)勢在于簡化的界面設(shè)計和深度的協(xié)作特性，支持多種數(shù)據(jù)格式和視圖自定義，使其成為企業(yè)和團隊知識管理的優(yōu)選工具。語雀適合需要進行復(fù)雜文檔管理和團隊協(xié)作的用戶，尤其適用于追求效率和組織知識的企業(yè)。【官網(wǎng)：yuque.com】

6、M-Files

M-Files是一款高度智能的信息管理解決方案，旨在通過其元數(shù)據(jù)驅(qū)動的平臺改進文檔管理和自動化工作流程。這一平臺提供了內(nèi)容的統(tǒng)一視圖，無論文檔存儲在何處——本地、云或其他系統(tǒng)，都能快速檢索和管理。M-Files 不僅簡化了文檔的搜索和檢索過程，還通過自動化和智能元數(shù)據(jù)標簽提高了工作效率和準確性。

M-Files 的主要功能包括強大的版本控制、訪問權(quán)限設(shè)置、審計跟蹤以及與現(xiàn)有應(yīng)用程序的集成，如Microsoft Office和Salesforce等。這使得M-Files 不僅可以優(yōu)化文件存取流程，還能確保信息安全和符合合規(guī)要求。此外，M-Files 支持靈活的部署選項，包括云部署、本地部署或兩者的混合形式，以滿足不同行業(yè)和地區(qū)的具體需求。

M-Files 特別適合需要高度文檔控制和業(yè)務(wù)流程自動化的企業(yè)，如法律、會計和制造業(yè)等。通過提供統(tǒng)一的內(nèi)容視圖和智能的工作流自動化，M-Files 幫助企業(yè)提升工作效率，保護敏感信息，并促進團隊間的協(xié)作。【官網(wǎng)：m-files.com】

7、DocuWare

DocuWare是一款高效的文檔管理和工作流自動化軟件，廣泛應(yīng)用于全球不同行業(yè)中。該平臺專注于數(shù)字化和保護信息，以便信息在決策者間無縫流動，無論使用何種設(shè)備，均可隨時訪問。DocuWare 提供即時文檔訪問、自動化流程和確保數(shù)據(jù)安全存儲的功能。

DocuWare 的主要優(yōu)勢在于其能夠提高處理效率、確保合規(guī)性并加強團隊和客戶之間的協(xié)作。此外，通過自動化手動數(shù)據(jù)錄入和重復(fù)任務(wù)，如文件歸檔、版本控制、審批和提醒，該軟件大幅度節(jié)省了時間和精力。DocuWare 特別適合需要進行遠程工作和分布式團隊協(xié)作的企業(yè)，支持云基礎(chǔ)架構(gòu)使得團隊無論身在何處都能高效操作。

DocuWare 支持與眾多業(yè)務(wù)應(yīng)用程序如 Microsoft Teams 和 Outlook 等無縫集成，進一步提高了工作效率和數(shù)據(jù)同步能力，讓文檔管理和日常工作更加便捷。【官網(wǎng)：docuware.com】

8、MasterControl

MasterControl 是一款專為高度受管制的環(huán)境如生命科學(xué)和制造業(yè)設(shè)計的質(zhì)量管理和文件控制軟件。該平臺通過其全面的質(zhì)量管理系統(tǒng) (QMS) 提供自動化文檔管理，旨在優(yōu)化質(zhì)量流程并確保符合嚴格的法規(guī)要求，從而加速產(chǎn)品上市時間。MasterControl 的主要功能包括文檔修訂控制、安全的審計追蹤、以及高級的跟蹤和報告能力，確保操作的透明度和合規(guī)性。

該軟件的優(yōu)勢在于其能夠提供一個中央化的平臺來集成所有質(zhì)量流程，實現(xiàn)無縫的合規(guī)管理。此外，MasterControl 提供電子簽名功能，符合21 CFR Part 11的要求，確保文件控制的法規(guī)遵從性和數(shù)據(jù)安全。適用于需要嚴格遵守FDA和ISO等法規(guī)標準的制藥和醫(yī)療設(shè)備公司。

MasterControl 強調(diào)在全球多個地點的便捷訪問性，其Web-based的特性允許用戶隨時隨地訪問系統(tǒng)。【官網(wǎng)：mastercontrol.com】

9、Contentverse

Contentverse是由 Computhink 公司開發(fā)的一款文檔管理系統(tǒng)，設(shè)計用于幫助各種行業(yè)的企業(yè)簡化文件管理流程。該系統(tǒng)特別適合需要高度組織文件和加強文檔安全性的企業(yè)使用。Contentverse 提供的主要功能包括電子簽名、自動文檔分類和索引、以及高級的搜索和歸檔功能，確保用戶能快速訪問和管理文件。

Contentverse 的優(yōu)勢在于其強大的業(yè)務(wù)流程自動化能力，通過自動化處理和工作流程管理，極大提高了辦公效率。此外，該系統(tǒng)還支持移動訪問，確保用戶可以在任何設(shè)備上隨時獲取文檔，同時保持數(shù)據(jù)的安全性和合規(guī)性。Contentverse 非常適合那些需要遠程訪問和高度安全文件管理的企業(yè)，尤其是在制造、政府和醫(yī)療等重視文件安全和合規(guī)性的行業(yè)。

對于需要在云端或本地環(huán)境中高效管理大量文檔的企業(yè)，Contentverse 提供了一個可靠的解決方案。【官網(wǎng)：contentverse.com】。

10、DocuSign

DocuSign是一家在電子簽名和智能協(xié)議管理領(lǐng)域處于領(lǐng)導(dǎo)地位的公司，提供廣泛的解決方案幫助企業(yè)簡化文檔處理流程。其主要功能包括電子簽名、合同生命周期管理（CLM）、以及智能協(xié)議管理（IAM），這些功能通過人工智能（AI）增強，可與現(xiàn)有的商業(yè)平臺集成，從而轉(zhuǎn)變企業(yè)創(chuàng)建、承諾及管理協(xié)議的方式。DocuSign 的優(yōu)勢在于其能夠加速審查流程、增強合規(guī)性并通過其高級的AI能力提高業(yè)務(wù)智能，使合同審查和批準更加迅速。

DocuSign 特別適合需要處理大量合同和協(xié)議的企業(yè)，無論是銷售團隊、法律部門還是人力資源部門，都能通過DocuSign的解決方案實現(xiàn)流程自動化和效率優(yōu)化。【官網(wǎng)：docusign.com】。

二、如何判斷一個文檔管理系統(tǒng)的功能是否符合你的企業(yè)需求

對于任何正在尋找理想文檔管理系統(tǒng)的人來說，首要任務(wù)是理解系統(tǒng)的功能是否滿足具體的業(yè)務(wù)需求。一個好的文檔管理系統(tǒng)應(yīng)能提供高效的文件存儲、搜索和共享功能。

• 查找和比較功能列表是一個很好的起點。需要確認的關(guān)鍵功能包括自動分類、版本控制和權(quán)限設(shè)置等。例如，如果你的企業(yè)需要頻繁地與外部合作伙伴共享文件，那么優(yōu)秀的外部共享功能就變得至關(guān)重要。
• 用戶評論和案例研究可以提供實際使用中的見解。這些信息常常揭示出某些功能在實際應(yīng)用中的表現(xiàn)如何。據(jù)一項調(diào)查顯示，超過70%的用戶認為，易用性是他們選擇文檔管理系統(tǒng)時考慮的最重要因素。
• 不要忘了考慮未來的需求。一個可擴展的文檔管理系統(tǒng)可以隨著你的企業(yè)增長而增長，這一點非常重要。對系統(tǒng)的長期投資意味著它應(yīng)能支持未來技術(shù)的集成和新用戶的增加。

三、成本與效益分析：哪種文檔管理系統(tǒng)最值得投資

成本效益分析是選擇文檔管理系統(tǒng)時不可或缺的一環(huán)。了解總體成本與系統(tǒng)帶來的潛在收益是關(guān)鍵。

• 首先要考慮的是系統(tǒng)的直接成本，包括購買價格、實施費用和維護開銷。但這只是冰山一角。據(jù)統(tǒng)計，未能考慮全面成本是企業(yè)在選型時常見的錯誤。
• 另外，考慮系統(tǒng)能帶來的間接收益，如提高工作效率、降低文件丟失率和增強數(shù)據(jù)安全等。這些改進可以顯著降低長期運營成本。
• 對比分析可以發(fā)現(xiàn)，盡管一些系統(tǒng)的初期投資較高，但由于其卓越的性能和降低了長期其他費用，實際上提供了更高的投資回報率。

四、選擇易于操作的文檔管理工具能提升團隊效率嗎

操作簡便的文檔管理系統(tǒng)能顯著提高團隊效率。系統(tǒng)的用戶友好性直接影響到員工的接受程度和使用頻率。

• 一個直觀的用戶界面和簡單的操作流程可以減少員工的學(xué)習(xí)時間，使他們能更快地開始使用新系統(tǒng)。這對于節(jié)省時間和提高生產(chǎn)效率至關(guān)重要。
• 用戶培訓(xùn)和支持也是重要的考量點。優(yōu)秀的供應(yīng)商會提供全面的培訓(xùn)材料和客戶支持。這種支持有助于解決實施過程中的疑難問題，確保系統(tǒng)的平穩(wěn)運行。
• 實踐證明，員工對易用的系統(tǒng)的滿意度更高。滿意的員工更有可能充分利用系統(tǒng)功能，從而最大化其潛力。

總結(jié)

在選擇最適合您需求的文檔管理工具時，關(guān)鍵在于明確您的業(yè)務(wù)需求、團隊協(xié)作方式以及預(yù)期的安全性標準。無論是飛書文檔的協(xié)作優(yōu)勢、騰訊文檔的廣泛兼容性，還是石墨文檔和語雀的用戶友好設(shè)計，每種工具都有其獨特的強項。有效的文檔管理系統(tǒng)不僅能提高工作效率，還能確保信息安全和流程透明。因此，選擇文檔管理工具時，請考慮這些關(guān)鍵因素，并嘗試利用免費試用期來確保所選工具符合您的長期業(yè)務(wù)需求。在數(shù)字化快速發(fā)展的今天，選擇一個能與您的業(yè)務(wù)成長同步的文檔管理系統(tǒng)，將是推動企業(yè)持續(xù)進步的重要步驟。

常見問答（FAQS）：

文檔管理系統(tǒng)（DMS）有什么用處？

文檔管理系統(tǒng)幫助企業(yè)組織、存儲、管理和追蹤電子文檔。這些系統(tǒng)通常包括功能如自動歸檔、版本控制和訪問權(quán)限管理，能夠提高工作效率并保護敏感信息。

我應(yīng)該選擇哪種類型的文檔管理系統(tǒng)？

選擇文檔管理系統(tǒng)時應(yīng)考慮系統(tǒng)的易用性、功能、安全性、以及是否支持您的業(yè)務(wù)需求。云基礎(chǔ)的解決方案提供遠程訪問和較低的前期投資，而本地部署可能提供更高級的安全措施。

電子簽名在文檔管理中有何作用？

電子簽名允許文檔在不打印的情況下被合法簽署，這減少了紙張使用并加速了審批流程。它在合同管理、財務(wù)批準和人事文件等領(lǐng)域尤為重要。

如何確保文檔管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)安全？

確保數(shù)據(jù)安全應(yīng)選擇支持強加密的文檔管理系統(tǒng)，并配置合理的訪問控制和權(quán)限管理。定期備份和使用多因素認證也是推薦的安全措施。