項(xiàng)目溝通計(jì)劃用來(lái)確定：什么人需要什么信息、這些人何時(shí)需要這些信息，信息的形式是怎樣的，哪個(gè)干系人來(lái)提供這些信息。溝通管理計(jì)劃識(shí)別了適宜的溝通技術(shù)、方式、會(huì)議，該計(jì)劃還建立了進(jìn)度表說(shuō)明何時(shí)進(jìn)行溝通。

   溝通管理計(jì)劃可以組織和記錄溝通的過(guò)程、類(lèi)型和期待。 溝通管理計(jì)劃提供了：

1. 一個(gè)系統(tǒng)，搜集、組織、存儲(chǔ)和傳播合適的信息給合適的人。
2. 將需要的信息從項(xiàng)目傳達(dá)到正確的人的細(xì)節(jié)，溝通結(jié)構(gòu)記錄了信息從哪發(fā)源、發(fā)送給誰(shuí)以及信息接收的方式。
3. 要發(fā)布的信息應(yīng)該如何組織，各類(lèi)溝通所期望的詳細(xì)程度、溝通的術(shù)語(yǔ)。
4. 各種溝通合適進(jìn)行的進(jìn)度表。一些溝通，例如會(huì)議應(yīng)該按照固定的時(shí)間召開(kāi)，其他的溝通需要按照項(xiàng)目的狀況開(kāi)展。
5. 獲取所需要信息的方法。
6. 隨著項(xiàng)目進(jìn)行溝通計(jì)劃應(yīng)如何更新的指導(dǎo)。
7. 所涉及的干系人是誰(shuí)？項(xiàng)目贊助商，團(tuán)隊(duì)成員，客戶(hù)和社區(qū)成員常常都屬于出干系人的范圍。股東和新聞界人士可能還需要一些正式的溝通，屬于“關(guān)鍵”干系人的類(lèi)別。
8. 哪兒些細(xì)節(jié)必須傳達(dá)到各個(gè)團(tuán)隊(duì)？根據(jù)干系人的參與程度，他們可能需要不同種類(lèi)的細(xì)節(jié)和互動(dòng)。
9. 當(dāng)一個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)必須傳達(dá)到每一個(gè)干系人群體時(shí)？一些干系人需要每天關(guān)注，而另一些可能只需要被動(dòng)每隔幾個(gè)月通信。然而，在今天的社交化網(wǎng)絡(luò)支持下，一些干系人可能希望收到源源不斷的項(xiàng)目信息跟蹤和分析工具直接產(chǎn)出的信息。
10. 干系人在哪兒里收到給他們的信息？盡管它通過(guò)一個(gè)單一的渠道可能看起來(lái)很容易，如電子郵件推送信息，干系人經(jīng)常需要在各種媒體的溝通。據(jù)商業(yè)專(zhuān)家介紹，成功的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)為干系人提供了許多不同的方式來(lái)享受更新，從印刷的報(bào)到到緊急短信。
11. 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員將如何與干系人進(jìn)行溝通？有些項(xiàng)目經(jīng)理選擇與另一個(gè)“誰(shuí)”，通過(guò)專(zhuān)注于團(tuán)隊(duì)成員負(fù)責(zé)保持通信流來(lái)回答這個(gè)問(wèn)題。例如，項(xiàng)目溝通協(xié)調(diào)可能通過(guò)各種責(zé)任渠道來(lái)獲得關(guān)鍵信息。在其他情況下，項(xiàng)目經(jīng)理可能回到對(duì)多個(gè)團(tuán)隊(duì)成員忽略監(jiān)督的溝通方式。

    55%的溝通不是通過(guò)語(yǔ)言傳達(dá)的。當(dāng)您考慮到項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)對(duì)EMAIL,文字消息和WEB協(xié)作軟件的依賴(lài)程度時(shí)，就容易明白如何對(duì)溝通進(jìn)行分解。除了語(yǔ)言之外，您的肢體語(yǔ)言，面部表情和手勢(shì)都能影響你要表達(dá)的信息。溝通管理計(jì)劃中，盡可能頻繁地與你的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和其他干系人召開(kāi)面對(duì)面的會(huì)議。面對(duì)面的會(huì)議是正確溝通的最好方法之一。

    有效的聆聽(tīng)是關(guān)注講話人肢體語(yǔ)言，理確語(yǔ)言之外的意義，并且明白面部表情代表的意思。然后根據(jù)這些信息澄請(qǐng)問(wèn)題并進(jìn)行反饋。積極的聆聽(tīng)需要信息接收者提供一些線索，例如點(diǎn)頭代表他正在聆聽(tīng)。也需要接收者重復(fù)信息、問(wèn)問(wèn)題，如果需要澄請(qǐng)問(wèn)題的時(shí)候，可以討論。

    溝通渠道的公式是n(n-1)/2，其中，n 代表干系人的數(shù)量。有10 個(gè)干系人的項(xiàng)目，就有10(10-1)/2=45 條潛在溝通渠道。 

    溝通也可能因?yàn)橐恍┝餍杏谜Z(yǔ)、行話或者極度悲觀的評(píng)述而受阻。可能由于噪音，敵對(duì)，文化差異和其他溝通障礙的干擾而受到影響。

    這里有一個(gè) Communication Plan 模板可參考。

作者：Petter Liu
出處：http://www.rzrgm.cn/wintersun/
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