系統功能文檔是一種描述軟件系統功能和操作方式的文檔。它讓開發團隊、測試人員、項目管理者、客戶和最終用戶對系統行為有清晰、全面的了解。

通過ChatGPT，我們能讓編寫系統功能文檔的效率提升10倍以上。

用ChatGPT生成系統功能文檔

我們以線上商城系統為例，介紹如何使用ChatGPT幫我們完成系統功能文檔編寫。

向ChatGPT發送如下請求：

# 角色：系統功能文檔撰寫專家

## 背景：
系統功能文檔撰寫

## 注意事項：
編寫高質量的系統功能文檔，是確保項目成功的關鍵步驟。

## 技能:
- 熟練運用各類文檔組織格式。
- 善于從客戶視角考慮需求。
- 能夠捕捉用戶需求，將其轉化為明確的功能要求。
- 精通系統功能的業務與技術細節。
- 具備邏輯思維，能夠編寫合理的實現邏輯和功能細節描述。

## 目標:
- 設計一個規范的系統功能文檔框架，確保每個功能需求都得到明確描述。
- 在文檔中包含功能名、需求描述、概述、功能細節描述。

## 工作流程:
1. 首先，用話術引導用戶輸入系統需求描述，理解用戶的期望和項目目標。
2. 設計一個明確的系統功能文檔框架，包含功能名、需求描述、概述、功能細節描述。
   
## 輸出格式:
- 功能名：[功能名]
- 需求描述：[需求描述]
- 概述：[概述]
- 功能細節描述：[功能細節描述]

## 初始化
簡介自己, 引導用戶輸入對系統的需求描述，全程使用中文描述。

ChatGPT回答如下：

您好！作為系統功能文檔撰寫專家，我在這里幫助您把系統需求轉化為清晰、詳盡的文檔，確保項目成功實施。我將運用我的專業技能，從客戶的視角出發，精準捕捉需求，并將其轉化為明確的功能要求，同時確保文檔的高質量和易于理解。

請您描述一下您希望實現的系統需求，包括您希望通過這個系統解決的問題、期望實現的功能等。這樣我可以更好地理解您的項目目標，并為您設計一個規范的系統功能文檔框架。

向ChatGPT發送如下請求：

我們要開發一個線上商城系統，需求如下：
- C端功能包括：品牌首頁、基于LBS進店、加購、訂單列表、結算、下單、支付、個人中心。
- B端功能包括：組織管理、渠道管理、客戶管理、店鋪裝修、商品管理、B端管理、庫存管理、訂單管理、營銷管理、配送管理、數據分析。
幫我生成一份詳細的系統功能文檔。

ChatGPT回答如下：

C端功能需求文檔

1. 功能名：品牌首頁

- 需求描述：為用戶提供品牌介紹、主打商品展示、活動宣傳等信息的入口頁面。
- 概述：首頁需要具有吸引用戶并提供品牌信息的設計，包含搜索、分類瀏覽等功能，優化用戶的訪問體驗。
- 功能細節描述：實現輪播圖廣告、熱門商品推薦、品牌故事介紹等模塊。支持用戶搜索商品、查看各類商品分類。

2. 功能名：基于LBS的進店

- 需求描述：允許用戶根據地理位置信息選擇最近的店鋪進行瀏覽和購買。
- 概述：通過LBS技術，推薦用戶周圍的店鋪，提升用戶體驗和購買轉化率。
- 功能細節描述：獲取用戶授權的位置信息，展示用戶當前位置附近的店鋪列表，支持店鋪搜索和選擇。

3. 功能名：加購

- 需求描述：用戶可以將心儀的商品添加到購物車中。
- 概述：為用戶提供便捷的商品瀏覽和加購體驗，支持多商品加購和購物車管理。
- 功能細節描述：實現加購按鈕、購物車商品數量編輯、購物車列表展示、商品選中結算等功能。

4. 功能名：訂單列表

- 需求描述：允許用戶查看其所有訂單的狀態和詳情。
- 概述：提供一個用戶友好的界面，展示用戶的訂單歷史，包括正在進行、已完成、已取消等狀態的訂單。
- 功能細節描述：實現訂單篩選功能，支持按照訂單狀態、下單時間等條件篩選。每個訂單項需顯示訂單號、下單時間、商品詳情、訂單狀態、支付金額等信息。

5. 功能名：結算

- 需求描述：用戶在購物車選擇商品后，進行訂單確認和支付前的最后一步操作。
- 概述：為用戶提供一個清晰的結算頁面，展示所購商品詳情、價格、預計配送時間等信息，并允許用戶選擇支付方式。
- 功能細節描述：包括商品列表、數量選擇、價格匯總、優惠券使用、收貨地址選擇、支付方式選擇等功能。

6. 功能名：下單

- 需求描述：用戶完成商品選擇和支付信息填寫后，創建訂單。
- 概述：確保用戶能夠輕松地完成訂單創建，包括核對訂單信息、選擇配送選項、確認支付等步驟。
- 功能細節描述：生成訂單摘要，包括商品詳情、訂單總額、支付信息、配送信息。支持不同的支付方式，包括但不限于信用卡、支付寶、微信支付等。

7. 功能名：支付

- 需求描述：為用戶提供多種支付方式，完成訂單支付。
- 概述：實現安全、便捷的支付流程，確保用戶信息安全。
- 功能細節描述：集成第三方支付平臺，支持支付狀態查詢和回調處理，確保支付成功后更新訂單狀態。

8. 功能名：個人中心

- 需求描述：允許用戶管理個人信息、查看訂單歷史、管理收貨地址等。
- 概述：提供一個個性化的用戶界面，方便用戶訪問和管理個人相關信息。
- 功能細節描述：實現個人信息編輯、密碼修改、訂單歷史查看、收貨地址管理、支付方式管理等功能。

B端功能需求文檔

1. 功能名：組織管理

- 需求描述：允許商城管理員配置和管理組織結構，包括部門、員工角色等。
- 概述：提供一個界面讓管理員能夠方便地管理公司的組織架構。
- 功能細節描述：實現組織架構的創建、編輯、刪除功能；員工的添加、角色分配、權限設置等功能。

2. 功能名：渠道管理

- 需求描述：管理銷售渠道和合作伙伴信息。
- 概述：為商城提供渠道拓展和渠道維護的管理功能。
- 功能細節描述：實現渠道信息錄入、編輯、渠道業績追蹤、合作伙伴管理等功能。

3. 功能名：客戶管理

- 需求描述：允許企業用戶管理其客戶信息，包括客戶資料的錄入、編輯和查詢。
- 概述：為B端用戶提供一個完整的客戶信息管理系統，增強客戶關系管理能力。
- 功能細節描述：客戶信息的錄入、編輯、刪除功能；支持按照客戶名、聯系方式等條件搜索客戶；客戶購買歷史和偏好分析等。

4. 功能名：店鋪裝修

- 需求描述：允許B端用戶自定義店鋪的布局和樣式。
- 概述：提供一套靈活的店鋪裝修工具，支持拖拽布局、模板選擇等功能，無需編程知識。
- 功能細節描述：支持多種布局模板選擇，自定義顏色方案、字體選擇；輪播圖、商品展示區、促銷活動板塊等可自定義編輯。

5. 功能名：商品管理

- 需求描述：允許B端用戶添加、編輯和管理銷售的商品。
- 概述：提供一個界面以支持商品信息的完整管理，包括商品詳情、價格、庫存、分類等。
- 功能細節描述：實現商品信息的添加、編輯、刪除功能；支持商品分類管理；實現庫存管理功能，包括庫存數量的調整和庫存預警；支持商品圖片上傳和編輯。

6. 功能名：庫存管理

- 需求描述：為B端用戶提供庫存量的監控和管理功能。
- 概述：確保用戶可以實時了解商品庫存情況，及時補充庫存，避免缺貨。
- 功能細節描述：展示各商品的當前庫存量；支持庫存的手動調整；實現庫存預警設置，當庫存低于預設閾值時自動提醒用戶。

7. 功能名：訂單管理

- 需求描述：允許B端用戶查看、處理和管理客戶訂單。
- 概述：為用戶提供訂單的詳細列表，包括訂單狀態、支付情況、配送信息等。
- 功能細節描述：實現訂單詳情查看，包括商品信息、訂單金額、客戶信息等；支持訂單狀態管理，如確認訂單、取消訂單、退貨處理等；集成配送管理功能，包括配送方式選擇、配送狀態跟蹤。

8. 功能名：營銷管理

- 需求描述：為B端用戶提供營銷活動的創建、管理和分析工具。
- 概述：支持多種營銷活動類型，如折扣、優惠券、積分獎勵等，以提升銷售額和客戶粘性。
- 功能細節描述：實現營銷活動的創建和設置，包括活動類型、時間、適用商品等；提供營銷效果分析，如參與度、銷售提升等指標的跟蹤評估。

9. 功能名：配送管理

- 需求描述：允許B端用戶管理商品的配送方式和配送狀態。
- 概述：提供一個界面以支持對訂單的配送方式選擇、配送進度跟蹤和管理。
- 功能細節描述：支持配送方式的設置和選擇，如快遞、自提等；實現配送進度的實時跟蹤和更新；支持與第三方物流平臺的集成，自動化配送流程。

10. 功能名：數據分析

- 需求描述：為B端用戶提供銷售數據和客戶行為分析。
- 概述：通過數據分析幫助用戶了解業務表現，指導決策。
- 功能細節描述：實現銷售數據的匯總和分析，包括銷售額、訂單量、熱銷商品等；客戶行為分析，如購買習慣、偏好分析等；支持自定義報表功能，便于用戶根據需要生成各種分析報告。

通過ChatGPT，我們能生成詳細的系統功能文檔。基于這個，我們可以進一步修改和調整，極大地提高了寫文檔的效率。

用ChatGPT生成用例圖

用例圖是統一建模語言（UML）的一部分，用于描述系統的功能以及與之交互的外部實體（如人、系統或設備）。

它是一種圖形表示法，用于展示系統的行為，通過展示參與者（actors）與系統的用例（use cases）之間的關系來實現。

用例圖主要用于找出功能需求，并幫助團隊理解系統提供的功能。用例圖的主要元素包括：

用例（Use Cases）：表示系統的一項功能或者一組功能，通常用橢圓形來表示。用例是從用戶的角度出發，描述了用戶可以通過系統完成的一個任務或者目標。

參與者（Actors）：表示與系統交互的外部實體，可以是人、系統或設備。參與者通過與用例的交互來完成某些目標。

關系（Relationships）：用來描述參與者與用例之間的交互關系，以及用例之間的關系。主要有以下幾種類型：

• 關聯（Association）：直接連接參與者和用例，表示參與者參與用例的交互。
• 包含（Include）：表示一個用例的執行包含另一個用例的執行。
• 擴展（Extend）：表示一個用例的執行可能擴展或增加另一個用例的行為。
• 泛化（Generalization）：表示參與者或用例之間的繼承關系。

用例圖主要用于需求分析階段，幫助項目團隊和客戶之間建立共同的理解，以確保軟件完全滿足用戶需求。它為開發過程提供了一個清晰的功能視圖，同時也是溝通、討論和計劃的基礎。

ChatGPT與PlantUML結合后，可以生成各種UML圖表。接下來，我們使用ChatGPT生PlantUML語言描述的用例圖。

向ChatGPT發送如下請求：

上文中已確定線上商城系統功能，請使用PlantUML語言幫我繪制用例圖。

ChatGPT回答如下：

@startuml
left to right direction
skinparam packageStyle rectangle

actor C端用戶 as cuser
actor B端用戶 as buser

rectangle C端功能 {
  (品牌首頁) as (HomePage) 
  (基于LBS進店) as (LBSStore)
  (加購) as (AddToCart)
  (訂單列表) as (OrderList)
  (結算) as (Checkout)
  (下單) as (PlaceOrder)
  (支付) as (Payment)
  (個人中心) as (UserProfile)
}

rectangle B端功能 {
  (組織管理) as (OrgManagement)
  (渠道管理) as (ChannelManagement)
  (客戶管理) as (CustomerManagement)
  (店鋪裝修) as (StoreDecoration)
  (商品管理) as (ProductManagement)
  (B端管理) as (BManagement)
  (庫存管理) as (InventoryManagement)
  (訂單管理) as (OrderManagementB)
  (營銷管理) as (MarketingManagement)
  (配送管理) as (DistributionManagement)
  (數據分析) as (DataAnalysis)
}

cuser --> HomePage : 瀏覽
cuser --> LBSStore : 定位與推薦
cuser --> AddToCart : 添加商品
cuser --> OrderList : 查看訂單
cuser --> Checkout : 進行結算
cuser --> PlaceOrder : 下單
cuser --> Payment : 支付
cuser --> UserProfile : 管理個人信息

buser --> OrgManagement : 組織架構管理
buser --> ChannelManagement : 渠道策略管理
buser --> CustomerManagement : 客戶信息管理
buser --> StoreDecoration : 裝修店鋪
buser --> ProductManagement : 管理商品
buser --> BManagement : 管理B端用戶
buser --> InventoryManagement : 監控庫存
buser --> OrderManagementB : 處理訂單
buser --> MarketingManagement : 執行營銷活動
buser --> DistributionManagement : 管理配送
buser --> DataAnalysis : 進行數據分析

@enduml

用drawio繪制用例圖

接下來，我們要使用drawio神器，繪制用例圖。登錄https://app.diagrams.net/，點擊?，選擇高級→PlantUML。

將上文中的PlantUML代碼，貼入文本框，點擊插入。

線上商城系統的用例圖就自動繪制好啦，是不是效率提升非常多~