要實現項目費用管控，關鍵在于項目負責人能夠實時掌握項目的費用情況，需要建立以項目為中心的費用管控機制。通常項目的各類費用管理，主要還依賴于財務賬，通過定期匯總出各項目的費用情況，信息存在一定的滯后性，無法支撐對項目的實時費用管控。通過信息系統，能夠較好滿足這一需求。

一、名詞術語

1、系統賬務：《工程咨詢管理信息系統》中記錄項目的收入和支出的賬務記錄。
2、項目月報：以自然月為時間段，統計該段時間內所有項目的費用發生情況，以便與財務月報核對。
3、財務月報：公司的每月財務報表，它代表了實際的費用發生情況。

 

二、需求概述

        在公司管理模式中，是以項目為基本單位進行各類事務的處理，而項目費用管控是項目管理的重要事項。項目負責人要即時掌握項目的費用情況，了解項目的總費用、已支出費用、可用費用等，合理調配資源，在保障工作質量的前提下，避免不必要的浪費，以降低公司經營成本，進而提升個人績效。

        要實現項目費用管控，關鍵在于項目負責人能夠實時掌握項目的費用情況，需要建立以項目為中心的費用管控機制。通常項目的各類費用管理，主要還依賴于財務賬，通過定期匯總出各項目的費用情況，信息存在一定的滯后性，無法支撐對項目的實時費用管控。通過信息系統，能夠較好滿足這一需求。

 

        整體費用管控功能，從使用角色上，分為三類：項目負責人、財務人員、公司管理人員，其職責分工如下：

1、項目負責人：主要負責費用登記和費用管控。
（1）費用登記：包括項目各項報銷費用、車輛使用費、人工費。
（2）收入登記：造價服務費、代理服務費、文件費、其他收入等。
（3）費用管控：通用查看實時項目費用情況，了解總費用、已支出費用、可用費用等，做好項目費用管控。

2、財務人員：主要負責費用審核、月報核對、績效結算等。
（1）費用審核：審核項目負責人登記的各類費用，確保數據準確。費用審核通過后，則鎖定費用數據，不允許再修改，若需調整，則需要聯系上級管理人員調整。
（2）月報核對：核對每月實際發生費用與系統登記的項目費用，確保不多報，不漏報。實際發生費用以財務報表為依據，主要來源于報銷憑證、收款記錄、用車記錄、人員基本工資等。系統中的項目費用記錄，是項目負責人登記錄入，如果發現有錯報漏報情況，及時與項目負責人協調溝通，確保財務報表與系統財務一致。
（3）績效結算：對于已完結項目，進行績效結算。績效結算時，需要核對項目應收、業務費用是否錄入準確，否則會出現績效結算錯誤。

3、公司管理人員：審查項目月報及績效結算報表，確保準確無誤。
（1）月報審查：審查系統中的項目月報，確保與財務月報一致。
（2）績效審查 ：審查項目績效結算報表，確保無誤。
（3）導常調整：調整異常費用記錄，主要用于費用錯錄的情況。

 

4、其他說明
（1）項目月報核對：主要為了確保項目登記費用與實際發生費用一致，如果出現費用漏報，在績效核算時，則會出現系統績效大于實際應收績效的情況，反之亦然。
（2）績效結算的時間要求：在項目完結時，當月不能結算績效，需要在次月結算。主要為了月底核對項目月報，確保與財務月報一致后，方可結算。

 

三、功能設計

1、項目費用登記

（1）功能說明：完成項目費用收入的登記，調整等。
（2）使用人員：項目負責人
（3）主要操作：費用登記、收入登記、修改、刪除。
（4）規則說明：
    a、費用審核狀態分為三種：未審核、已通過、駁回。
    b、未審核、駁回：項目負責人可以刪除或修改。
    c、已通過：不允許修改和刪除。
    d、駁回修改保存后，狀態變為“未審核”。

  

2、費用管控

（1）功能說明：查看實時項目費用情況，做好項目費用管控。
（2）使用人員：項目負責人
（3）主要操作：應收調整，用于手動調整“應收”、“業務費用”和“費用比率”，當結算狀態為“已結算”時，則不允許修改。
（4）備注：
    a、已收、已支出、文件費、其他收入：是根據項目費用明細，自動計算。
    b、結算狀態、結算備注：是財務人員操作，此處只是查看結果。
    c、應收、業務費用：是項目負責人手動錄入。
    d、已收：取賬務明細中的“造價服務費”或“代理服務費”。
    e、基準金額 = 應收 - 業務費用 。
    f、已支出 = 報銷費用 + 車輛使用費用 + 人工費 。
    g、報銷費用：取費用明細中除“人工費”、“車輛使用費”以外的其他支出。

 

3、費用比率配置

（1）功能說明：設置置造價項目、招標代理項目的費用比率。以供各項目費用管控時自動引入使用。
（2）使用人員：系統管理員、公司管理人員
（3）備注：費用比例調整時，之前的項目的費用比率不變，只影響以后的新建項目。

 

 

 

4、費用審核

（1）功能：完成對項目費用的審核。
（2）使用人員：財務人員、公司管理人員。
（3）數據范圍：所有項目費用。
（4）操作：審核、修改、刪除。審核通過后，有權限人員才能進行修改和刪除。
（5）注：入賬日期，默認與業務日期相同，財務人員可以修改調整，是月報統計的依據日期。

 

  

5、項目月報

（1）功能：匯總統計每月所有項目費用情況，以便于與財務月報核對，確保項目費用登記準確無誤。
（2）使用人員：財務人員、公司管理人員。

 

6、項目結算

（1）功能：造價項目費用、代理項目的績效結算。
（2）使用人員：財務人員、公司管理人員。
（3）查詢條件：項目類型、項目名稱
（4）支持操作：結算操作，錄入“結算狀態”、“結算備注”兩項數據。
（5）備注說明：
    a、結算之前要審核各費用，確保準備。
    b、應收、業務費用：此為項目負責人手動錄入，需核對無誤。
    c、各類費用、收入，來源于賬務明細自動匯算。如果月報核對無誤，則說明不存在漏項錯項，所以項目結算時，要在項目完成的次月進行，即在項目所有費用登記完成且核對無誤后進行。