- 會(huì)議太多了,員工開(kāi)會(huì)效率降低了50%!

上篇文章《研發(fā)效能組織架構(gòu)：職能獨(dú)立vs業(yè)務(wù)閉環(huán)》介紹了職能獨(dú)立型組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)閉環(huán)型組織架構(gòu)的特點(diǎn)，優(yōu)劣勢(shì)。也許有的小伙伴可能對(duì)這兩種組織架構(gòu)沒(méi)有深刻的體會(huì)，而本文就是想通過(guò)數(shù)據(jù)說(shuō)話，想僅僅通過(guò)計(jì)算這兩種組織架構(gòu)下開(kāi)會(huì)時(shí)間這一項(xiàng)，讓大家知曉職能型組織架構(gòu)帶來(lái)的巨大溝通成本，也讓大家清晰看到兩個(gè)組織架構(gòu)之間巨大的效率差距。

產(chǎn)研運(yùn)協(xié)同主要工作流程

下圖是一個(gè)迭代過(guò)程中產(chǎn)研運(yùn)協(xié)同時(shí)涉及的主要工作流程

• 綠色的會(huì)議為全員參與的會(huì)議

• 粉色為專業(yè)職能團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的會(huì)議

• 通常來(lái)說(shuō)PO(Product Owner)幾乎每天都會(huì)梳理用戶故事

   

產(chǎn)研運(yùn)協(xié)同主要工作會(huì)議

下表詳細(xì)列出了在一個(gè)迭代中涉及到的主要的會(huì)議，包括會(huì)議涉及的角色、輸入、輸出和會(huì)議目的。

這里有幾點(diǎn)要重點(diǎn)說(shuō)明

• 運(yùn)維和運(yùn)營(yíng)小伙伴可以按需參加。

• 通常產(chǎn)品和運(yùn)營(yíng)不分家，所以也可以把運(yùn)營(yíng)劃分到產(chǎn)品團(tuán)隊(duì)中。

• 產(chǎn)品團(tuán)隊(duì)和設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)之間的溝通會(huì)沒(méi)有體現(xiàn)在其中

• 迭代評(píng)審會(huì)和迭代回顧會(huì)，對(duì)于小團(tuán)隊(duì)來(lái)說(shuō)可以合并成一個(gè)會(huì)議，但需要控制時(shí)間

• 會(huì)議時(shí)間為我們項(xiàng)目中開(kāi)會(huì)的實(shí)際時(shí)長(zhǎng)，不同團(tuán)隊(duì)、業(yè)務(wù)和規(guī)模下也許不同。

   

職能獨(dú)立型組織架構(gòu)迭代日歷

此表只包含了一個(gè)迭代中最基本的會(huì)議。有很多橫向的會(huì)議沒(méi)有放在其中，比如團(tuán)隊(duì)與用戶的各種溝通會(huì)議，職能團(tuán)隊(duì)之間橫向溝通的會(huì)議，設(shè)計(jì)師走查會(huì)議，還有一些非預(yù)期的會(huì)議和溝通等。

非預(yù)期的會(huì)議和溝通所占據(jù)的時(shí)間在職能型組織架構(gòu)下是非常多的，主要是因?yàn)樵谶@種組織架構(gòu)下，因?yàn)?span id="w0obha2h00" class="js_darkmode__4" data-style="color: rgba(0, 0, 0, 0.55); font-size: 15px; letter-spacing: 0.578px; text-wrap: wrap;">缺少一個(gè)初步判斷和處理的點(diǎn)和人，很多非預(yù)期的問(wèn)題都要通過(guò)各種角色開(kāi)多次會(huì)議拉通、對(duì)其來(lái)解決。舉個(gè)簡(jiǎn)單例子，公司的法務(wù)聯(lián)系項(xiàng)目組要求進(jìn)行軟件著作權(quán)登記。這對(duì)于正在迭代中的項(xiàng)目組是個(gè)非預(yù)期的事件。這就開(kāi)始溝通了，PMO拉會(huì)，全員到齊開(kāi)始商量誰(shuí)來(lái)做這事，怎么做，大概多長(zhǎng)時(shí)間，是否會(huì)對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生影響，影響多大，是否延期。有人主動(dòng)擔(dān)當(dāng)還好，要是都推卸，肯定是一個(gè)多次溝通，部分需求延遲上線的結(jié)果，相當(dāng)于砍掉部分需求。

按照上面的時(shí)間我們就可以粗算出一個(gè)迭代（10個(gè)工作日），開(kāi)會(huì)時(shí)間分別為：

• 站立會(huì)：0.5h*10=5h

• PRD評(píng)審會(huì)：1h

• 迭代排期會(huì)：1h

• 測(cè)試用例評(píng)審會(huì)：1h

• 迭代評(píng)審會(huì)：1h

• 迭代反思會(huì)：1h

• 藍(lán)色部分為各個(gè)職能團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的會(huì)議，折算成全體人員會(huì)議時(shí)長(zhǎng)為2h

所以職能型組織架構(gòu)下，一個(gè)迭代開(kāi)會(huì)總時(shí)間最少為 12 h，占比12/(8*10)=15.00%

兩周開(kāi)會(huì)的時(shí)間就要占據(jù)一個(gè)人總工時(shí)的15%。是每一個(gè)人的15%，想想就多么的可怕。

業(yè)務(wù)閉環(huán)型組織架構(gòu)迭代日歷

對(duì)于業(yè)務(wù)閉環(huán)型的團(tuán)隊(duì)，很多職能團(tuán)隊(duì)之間被動(dòng)的拉通、對(duì)其變成了團(tuán)隊(duì)內(nèi)部之間的自我驅(qū)動(dòng)，主動(dòng)承擔(dān)。職能團(tuán)隊(duì)之間正式的交流會(huì)議就沒(méi)那么重要了，團(tuán)隊(duì)內(nèi)部之間更多的是非正式的交流。團(tuán)隊(duì)內(nèi)部之間最好的交流時(shí)間就是「現(xiàn)在」，最好的交流地點(diǎn)就是「工位」。

• 需求初審和迭代排期會(huì)，可有可無(wú)，甚至是早會(huì)的時(shí)間就可以消化掉

• 迭代評(píng)審會(huì)、迭代反思會(huì)、甚至是團(tuán)隊(duì)周會(huì)，都可以合并成一個(gè)會(huì)

• PRD評(píng)審會(huì)和測(cè)試用例評(píng)審會(huì)，只需要對(duì)應(yīng)功能的人員參加即可，也不需要全員全程的參加會(huì)議，甚至只需要坐到一起溝通一下，根本也不需要定會(huì)議室，也不愿意去會(huì)議室，更愿意座位上直接溝通。公司的會(huì)議室可是非常難預(yù)訂的，非必要不去搶，搶會(huì)議室費(fèi)時(shí)費(fèi)力費(fèi)腦筋。

• PRD內(nèi)審、技術(shù)方案內(nèi)審會(huì)、測(cè)試用例內(nèi)審會(huì)也只需要小范圍內(nèi)參與討論即可。

同樣按照上面的時(shí)間我們就可以粗算出一個(gè)迭代（10個(gè)工作日），開(kāi)會(huì)時(shí)間分別為：

• 站立會(huì)：0.5h*10=5h

• PRD評(píng)審會(huì)：1h

• 測(cè)試用例評(píng)審會(huì)：1h

• 迭代評(píng)審&反思&雙周會(huì)：1h

所以業(yè)務(wù)閉環(huán)組織架構(gòu)下一個(gè)迭代開(kāi)會(huì)總時(shí)間最少為 8h，占比8/(8*10)=10.00%。相對(duì)于職能獨(dú)立型組織架構(gòu)，一個(gè)迭代每一個(gè)人開(kāi)會(huì)時(shí)間降低4h，開(kāi)會(huì)時(shí)間占比減少50%。每個(gè)迭代保質(zhì)保量干完活的前提下，整個(gè)團(tuán)隊(duì)還可以放假半天，多么明顯的一個(gè)效率提升。

本文總結(jié)

本文僅僅通過(guò)計(jì)算一個(gè)迭代周期內(nèi)，團(tuán)隊(duì)內(nèi)部每一名成員的開(kāi)會(huì)時(shí)間，發(fā)現(xiàn)了兩種組織架構(gòu)下巨大效率差異。通常情況下業(yè)務(wù)閉環(huán)組織架構(gòu)要比職能獨(dú)立型組織架構(gòu)，一個(gè)迭代里每一個(gè)人開(kāi)會(huì)時(shí)間降低4h，開(kāi)會(huì)時(shí)間占比減少50%。組織架構(gòu)變化帶來(lái)的效率提升遠(yuǎn)比架構(gòu)、技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施更直接、更直觀和更吸引人。心動(dòng)否？要不要試試？

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