軟件研發(fā)項(xiàng)目管理提效方案｜流程驅(qū)動 × 數(shù)據(jù)賦能：打造上下游信息透明的研發(fā)項(xiàng)目管理新模式
行業(yè)背景
互聯(lián)網(wǎng)效率提升已至臨界點(diǎn)，短期內(nèi)效用提升空間有限。互聯(lián)網(wǎng)的本質(zhì)是提升效率和效用，效率發(fā)展取決于效率差，效用取決于時長和消費(fèi)能力。行業(yè)規(guī)模不斷增長，產(chǎn)品快速迭代、信息速率提升為企業(yè)的協(xié)作效率提出了新的挑戰(zhàn)。無論企業(yè)規(guī)模大小，需求管理混亂，代碼管理復(fù)雜，協(xié)作流程冗長等問題至今困擾著這條鏈路上的所有角色，亟需項(xiàng)目管理工具進(jìn)行產(chǎn)研提效。
## 行業(yè)痛點(diǎn)
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流程推進(jìn)困難：多項(xiàng)目并行推進(jìn)混亂，PMO 一對一私聊進(jìn)展效率低；相關(guān)進(jìn)展和風(fēng)險(xiǎn)無處暴露，任務(wù)負(fù)責(zé)人不知從何做起。
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項(xiàng)目管理復(fù)雜：上下游信息的不對稱性加劇了項(xiàng)目執(zhí)行的難度，導(dǎo)致相關(guān)方對項(xiàng)目背景和理解存在偏差，從而使得整個項(xiàng)目執(zhí)行的各個環(huán)節(jié)中斷和割裂。
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復(fù)盤無從下手：項(xiàng)目執(zhí)行過程的關(guān)鍵信息無處沉淀，收尾后沒有復(fù)盤階段；無法有效預(yù)防項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，同樣的問題反復(fù)出現(xiàn)。
軟件研發(fā)解決方案價(jià)值點(diǎn)
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獨(dú)特節(jié)點(diǎn)流工作方式，降低任務(wù)的顆粒度，將各階段各角色的任務(wù)分工清晰沉淀到流程中，真正做到流程驅(qū)動過程，過程反哺流程。通過看板和人力甘特圖功能清晰展現(xiàn)每人每日工作詳情，效率加倍。
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將過程交付物沉淀到系統(tǒng)中進(jìn)行管理，項(xiàng)目收尾階段對交付物進(jìn)行統(tǒng)一復(fù)盤和迭代；強(qiáng)大的度量功能開箱即用，不需要其他的數(shù)據(jù)專業(yè)團(tuán)隊(duì)，飛書項(xiàng)目可以自動將項(xiàng)目數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為實(shí)時更新的可視化圖表，洞察項(xiàng)目執(zhí)行中的所有風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。
理念一：流程驅(qū)動過程，過程反哺流程
在軟件開發(fā)行業(yè)，一個項(xiàng)目或產(chǎn)品從立項(xiàng)到開發(fā)到上線的流程中涉及項(xiàng)目經(jīng)理、產(chǎn)品、研發(fā)、測試、運(yùn)營、設(shè)計(jì)等多個角色，每個角色又有幾十到幾百不等的人員，如此龐大的團(tuán)隊(duì)在協(xié)作過程中總是存在各種各樣的問題：
- 每個人使用的工具不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)無法打通，進(jìn)度全靠口口相傳；
- 流程不清晰，分工不明確，給項(xiàng)目經(jīng)理的管理帶來極大的挑戰(zhàn)；
- 項(xiàng)目管理工具的人工操作太多，流程感太強(qiáng)反而降低了團(tuán)隊(duì)效率；
1. 減少微觀管理，強(qiáng)調(diào) owner 意識
在協(xié)作的同時，飛書項(xiàng)目同樣也強(qiáng)調(diào)激發(fā)所有角色及人員的創(chuàng)造性，在飛書項(xiàng)目中，排期的顆粒度是以天為單位——為什么不是小時甚至分鐘呢？飛書項(xiàng)目希望管理者能夠減少微觀的管理，不要試圖去控制團(tuán)隊(duì)成員的每一分鐘時間和每一個細(xì)小的 point。相反，任務(wù)明確分工后，應(yīng)該允許每個人有自己獨(dú)特的拆解和完成方法，這種粗顆粒度的管理方式鼓勵每個人去主動思考，沉淀出可復(fù)用的 sop。
2. 自定義流程 + 靈活裁剪
流程是整個團(tuán)隊(duì)在合作過程中不斷磨合的產(chǎn)物，同時，隨著人員的調(diào)整、目標(biāo)的變更以及管理理念的發(fā)展，流程總不會是一成不變的，在一次次的實(shí)踐過程中迭代執(zhí)行流程，使團(tuán)隊(duì)合作逐漸變得高效。同時，先進(jìn)的流程也應(yīng)該是靈活可調(diào)整的流程。相比其他項(xiàng)目管理工具死板的執(zhí)行，飛書項(xiàng)目還提供了流程裁剪的功能，通過開關(guān)、角色輕松的裁剪流程。
場景一：在研發(fā)過程中，產(chǎn)品根據(jù)用戶反饋，發(fā)現(xiàn)需要做一個 iOS 適配的功能，那在這個需求中就不需要 Android 端相關(guān)的研發(fā)、測試人員參與，那可以通過刪除這些角色，進(jìn)而刪除相關(guān)的開發(fā)、測試節(jié)點(diǎn)，一個流程適配多種需求。
場景二： 對于某類技術(shù)需求，可能只是優(yōu)化了底層的代碼邏輯，不需要 DA 重新進(jìn)行埋點(diǎn)設(shè)計(jì)，那可以通過開關(guān)來控制「埋點(diǎn)設(shè)計(jì)」和「AB 方案設(shè)計(jì)」節(jié)點(diǎn)，關(guān)閉開關(guān)，即可刪除這兩個節(jié)點(diǎn)。
3. 最好的流程是沒有流程感
初期為了避免團(tuán)隊(duì)協(xié)作的不順暢，便把每個流程節(jié)點(diǎn)安排得事無巨細(xì)明明白白，期望團(tuán)隊(duì)所有人員可以清晰自己的任務(wù)，但在實(shí)踐中我們逐漸發(fā)現(xiàn)，當(dāng)冗余的流程被擺在臺面上，就需要人工操作不斷的點(diǎn)擊完成系統(tǒng)上的每個節(jié)點(diǎn)，仿佛給工具配了個工具人，這和飛書項(xiàng)目的初衷背道而馳。好的流程應(yīng)該是融入到過程當(dāng)中，激發(fā)人的創(chuàng)造性，而不是束縛了人的思考。飛書項(xiàng)目的愿景是希望流程可以驅(qū)動成員，通過任務(wù)的自動分發(fā)，去提醒每個角色需要完成什么任務(wù)和交付物，完成后可以自動流轉(zhuǎn)節(jié)點(diǎn)，既遵循了對團(tuán)隊(duì)來講最高效的流程，又讓每個角色對流程沒有感知。
同時，飛書項(xiàng)目有豐富的第三方集成經(jīng)驗(yàn)，提供全面的 OpenAPI 接口和 WebHook 能力，在內(nèi)外部都有很多成功的實(shí)踐。例如，通過平臺提供的 GitLab 插件，關(guān)聯(lián) GitLab 中的代碼分支和「飛書項(xiàng)目」中的項(xiàng)目需求。關(guān)聯(lián)后，即可在「飛書項(xiàng)目」中查看需求所關(guān)聯(lián)的代碼分支及其狀態(tài)。同時也可以通過 GitLab 側(cè) merge request 而推動需求的節(jié)點(diǎn)流轉(zhuǎn)。
理念二：上下文清晰可見，上下游信息拉齊
國內(nèi)外經(jīng)濟(jì)學(xué)家都在致力于研究如何消除信息不對稱的影響，經(jīng)濟(jì)學(xué)家認(rèn)為信息不對稱問題固然可以讓市場參與者去解決，但更多的是要依賴分工和市場。同樣，在生活和工作中，我們也在追求信息的對稱以謀求平衡的發(fā)展。在組織協(xié)作中，每個人接收到的信息參差不齊，再加上團(tuán)隊(duì)人員的流動，對信息的感知更是相差甚遠(yuǎn)。上下游的協(xié)作者如果對于上下文不夠了解，那么信息的不對稱必然導(dǎo)致整個項(xiàng)目困難重重。所以，飛書項(xiàng)目支持一鍵拉起需求群，將相關(guān)角色的人員自動拉到群里，需求的全部進(jìn)展和上下文都會展現(xiàn)在群聊中，即使在執(zhí)行過程中有新成員的加入，也可以通過爬樓抓取到“原汁原味”的有效信息，而非口口相傳的二手消息。
跟蹤需求進(jìn)展是項(xiàng)目經(jīng)理的日常工作，每日每周統(tǒng)計(jì)進(jìn)展，催負(fù)責(zé)人進(jìn)度，這一機(jī)械化的重復(fù)工作占用了項(xiàng)目經(jīng)理 80% 的時間，極大的限制了項(xiàng)目經(jīng)理的思考、創(chuàng)造和生產(chǎn)力。
飛書項(xiàng)目的自動化通知功能解救了項(xiàng)目經(jīng)理們。有了自動化通知，自動推送需求相關(guān)信息——人員變更/節(jié)點(diǎn)狀態(tài)流轉(zhuǎn)/排期變更等。
理念三：數(shù)據(jù)變身圖表，風(fēng)險(xiǎn)無處藏身
運(yùn)動員在訓(xùn)練過程中除了每次訓(xùn)練的成績之外，還要記錄健康數(shù)據(jù)、飲食數(shù)據(jù)等，這些相關(guān)數(shù)據(jù)能夠幫助運(yùn)動員更科學(xué)的調(diào)整訓(xùn)練計(jì)劃也能避免訓(xùn)練所帶來的風(fēng)險(xiǎn)。同樣，對于項(xiàng)目來講，項(xiàng)目管理工具就像心電圖一樣，記錄著項(xiàng)目執(zhí)行過程中的所有數(shù)據(jù)，通過度量功能可以實(shí)時檢測項(xiàng)目中的各種風(fēng)險(xiǎn)，也可以在項(xiàng)目收尾階段對項(xiàng)目收益以及過程數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)盤，從質(zhì)量分析、需求效能等角度不斷迭代執(zhí)行的效率。
多視角管理
把控全局的負(fù)責(zé)人
“只需接收有效信息，做出關(guān)鍵性決策，工具確實(shí)改變了我們團(tuán)隊(duì)和我的工作方式。”
作為管理者，我一直在思考團(tuán)隊(duì)管理的邊界感。我之前總是每天被拉進(jìn)各種會議，絲竹亂耳案牘勞形的日常工作并沒有給團(tuán)隊(duì)提效，反而所有事情都在拖延等待著我來做決策。于是我們利用工具把協(xié)作流程理清，安排每個節(jié)點(diǎn)和任務(wù)的負(fù)責(zé)人，給每個成員足夠的發(fā)揮空間。
我也會通過視圖來查看需求的進(jìn)展情況，飛書項(xiàng)目可以篩選出當(dāng)前延期的需求，點(diǎn)進(jìn)詳情頁可以了解需求的所有信息和延期節(jié)點(diǎn)的負(fù)責(zé)人，點(diǎn)進(jìn)需求群即可看到延期的原因，如果有疑問也可以直接在群內(nèi)溝通。
在遇到重大決策時，我們也支持民主討論，每個人的視角不同，但都可以對需求的決策產(chǎn)生影響。
跟蹤全程的項(xiàng)目經(jīng)理
“社恐福音！再也不用天天花大量的時間私聊小李他們問進(jìn)展催進(jìn)度了，省下來的 80% 時間可以好好思考團(tuán)隊(duì)如何提效。”
我是一名互聯(lián)網(wǎng)公司的項(xiàng)目經(jīng)理小王，兩年的 PMO 工作經(jīng)驗(yàn)，來到公司后發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目管理制度比較混亂，每個團(tuán)隊(duì)每個角色使用的工具不統(tǒng)一，剛來的時候和大家不太熟，研發(fā)的人員資歷很深，不好意思去催任務(wù)，導(dǎo)致需求總是 pending 。使用了飛書項(xiàng)目后，這一切機(jī)械化的工作就交給系統(tǒng)代勞了，我最常使用的功能是自動化通知，還可以一鍵拉群或者綁定現(xiàn)有群，不用一個個往群里拉人，需求進(jìn)展直接推送到群內(nèi)。
同時，需求狀態(tài)的停留時長會直接顯示在視圖中，發(fā)現(xiàn) block 點(diǎn)直接使用“催一催”功能，機(jī)器人直接推送提醒完成節(jié)點(diǎn)。
以前項(xiàng)目復(fù)盤時，需要導(dǎo)出找交付物、過程數(shù)據(jù)，從數(shù)據(jù)收集整理到導(dǎo)入做表需要一個月的時間；現(xiàn)在所有信息都沉淀在系統(tǒng)里，還有開箱即用的圖表模板，一鍵就可以將表格轉(zhuǎn)化成圖表，真的太方便了！
聚焦任務(wù)的程序員
“上下游信息齊全，跟版需求的狀態(tài)清晰，每天到工位后打開甘特圖即可規(guī)劃今日工作安排。”
我們的 app 是兩周一個版本，每個版本下會拆解很多個跟版需求，產(chǎn)品評審后的需求進(jìn)入技術(shù)評審節(jié)點(diǎn)時群內(nèi)會有自動通知，我們可以清晰地看到并行的二十多個需求的狀態(tài)、優(yōu)先級等信息。
在代碼平臺提交代碼成功后，對應(yīng)的需求開發(fā)節(jié)點(diǎn)能夠自動通過，代碼合入后需求上車節(jié)點(diǎn)也能自動完成，項(xiàng)目管理工具并沒有想象中的會給我的工作帶來負(fù)擔(dān)，反而用起來非常流暢。
“養(yǎng)孩子”的運(yùn)營
“飛書項(xiàng)目絕不僅僅是產(chǎn)研管理工具，運(yùn)營的日常工作中同樣可以使用節(jié)點(diǎn)流來管理。”
我是負(fù)責(zé)用戶運(yùn)營的小吳，開始我們以為這款“產(chǎn)研”工具和我們運(yùn)營團(tuán)隊(duì)沒有關(guān)系，后來才發(fā)現(xiàn)這工具其實(shí)啥都能管。打開飛書項(xiàng)目后，我們看到有運(yùn)營管理的空間模板，便試著用它來收集管理用戶聲音。
自此，每周的用戶反饋都沉淀在系統(tǒng)中，在周會前我們會整理出相關(guān)的度量圖表，統(tǒng)計(jì)用戶的使用情況。
同時，和產(chǎn)品的協(xié)作也變得更加清晰且可視化，每個月有多少用戶反饋，反饋中有多少有價(jià)值的需求一目了然。
結(jié)語
在項(xiàng)目管理的世界里，沒有一套方法或工具可以解決所有問題，但透明的流程、清晰的上下文和數(shù)據(jù)化的決策，始終是高效團(tuán)隊(duì)的共同底色。想了解更多企業(yè)如何在不同場景下實(shí)現(xiàn)流程優(yōu)化與交付提效，可以前往飛書項(xiàng)目官網(wǎng)，瀏覽更多真實(shí)的實(shí)踐案例與經(jīng)驗(yàn)分享。
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