導航

多項目管理易陷資源爭奪、進度失控困境，借助易趨項目管理平臺能建立資源池、科學規劃與動態調度，實現資源高效利用與項目順利推進，從“救火隊員”轉型為“節奏大師”。

記得剛接手三個并行項目時，我每天的狀態像極了旋轉的陀螺——晨會剛協調完A項目的設備沖突，午休時B項目的核心開發突然病假，深夜還要回復C項目甲方的新需求郵件。

多項目管理就像是一場高難度的雜技表演，要同時拋接多個球，還得保證每個球都不掉落。其中最關鍵的，就是有效平衡資源分配與進度推進。下面我就結合自己的實戰經驗，跟大家聊聊這里面的門道。

 

1.資源爭奪戰：每個項目經理都踩過的“深坑”

多項目管理中最要命的不是資源少，而是那些看不見的“軟釘子”：

— “會哭的孩子有奶吃”效應：嗓門大的項目經理總能搶到更多資源。

— 隱形的資源陷阱：看似充足的資源池里，關鍵崗位可能早就被“預約”（就像共享單車APP顯示周圍有車，走近才發現都是故障車）。

— 進度幻覺：用加班透支換來的進度領先，往往在后面會集體爆發離職潮。

經歷過這些教訓后，我總結出了一套行之有效的方法。

 

2.項目評估與優先級排序：打好資源分配的基礎

在多項目管理中，明確各個項目的優先級是第一步。我通常會根據以下幾個因素來評估：

— 戰略重要性：哪些項目對公司的發展戰略至關重要？這些項目通常會被放在優先級較高的位置。

— 客戶要求：客戶的期望和時間表也是決定項目優先級的重要因素。如果某個項目有明確的時間節點要求，那么它自然會得到更多的關注。

— 資源依賴性：有些項目可能對某些關鍵資源有很強的依賴性，比如特定的技術人員或設備。這類項目也需要優先考慮。

通過明確優先級，我能夠更有針對性地分配資源，確保最重要的項目得到充分支持。

 

3.合理分配資源：從“搶”到“調”的轉變

明確了優先級后，資源分配就變得有章可循：

— 資源池管理：我會將所有可用資源（如人力資源、設備、資金等）集中在一個“資源池”中，然后根據項目的優先級和需求來進行分配，避免浪費。

— 動態調整：根據項目進展及時調整資源分配，在推進過程中，難免會出現一些意外情況，比如某個關鍵任務延期或者資源突然緊缺，就要及時調整分配。

— 跨項目協作：有時候，不同項目之間可能存在一些共通的需求。這時，我會鼓勵團隊成員進行跨項目協作，共享資源，提高效率。

 

4.加強溝通與協調：打破信息孤島

在多項目管理中，溝通與協調是是資源平衡的潤滑劑：

— 定期會議：每周或每兩周召開一次項目進度會議，讓各個項目的負責人匯報進展情況，及時解決問題。

— 即時通訊工具：利用釘釘、微信等即時通訊工具，隨時與團隊成員保持聯系。

— 透明化管理：這是最關鍵的一步 —— 引入易趨數字化項目管理平臺后，所有項目的進度、資源分配情況都在線上展示，誰用了什么資源、用了多久，所有人都能看到，減少 “暗箱操作”。

 

5.借專業項目管理工具靈活應對變化

光有方法不夠，還得靠工具落地。用易趨后，我把多項目資源管理拆解成 6 個步驟，徹底告別 "手忙腳亂"：

Step1：摸清家底 —— 建 "透明資源池"

以前要人，得挨個部門問，現在有“家底清單”了！

在易趨里建資源池，就跟整理自家衣柜似的：它能包含詳細的資源信息，統計出整個組織在哪些時間、哪些崗位、有多少可用資源。

 

（易趨資源列表視圖）

 

Step2：科學估算 —— 避免 “拍腦袋要資源”

以前做預算，全靠“經驗”和“勇氣”；現在用易趨，根據項目需求制定資源需求計劃，按 “工作范圍→歷史數據→關鍵因素”三步估算：

— 根據工作說明書（SOW）確定要做哪些事；

— 參考同類型項目的資源投入（比如上次開發類似系統用了 3 個開發，這次也按這個標準）；

— 考慮特殊因素（如是否涉及新技術，需增加 1 名資深開發），最終形成精準的資源需求計劃。

 

（易趨資源計劃視圖）

 

Step3：全局調配 —— 看大盤、避沖突

所有項目的“購物清單”（資源需求計劃）匯總到易趨，咱就能開“資源調度大會”了.

管理人員會跟組織的資源能力對照，看看哪些崗位缺/多；哪個時段多/缺。資源不足時，就砍掉優先級低的項目；資源充足就依據實際情況，合理調撥。

 

（易趨資源能力規劃視圖）

 

Step4：公平申請 —— 在線 “預訂”不搶資源

項目立項批準后，我就可以預訂資源了，申請所需的資源類型、數量、時段；可以以月/周/天為單位提出申請。

 

（易趨資源申請視圖）

 

部門經理看到申請后，結合項目優先級審批，高優先級項目優先通過，低優先級項目則協調調劑，避免爭執。

 

（易趨團隊--資源申請列表）

 

Step5：實時追蹤 —— 進度、資源雙監控

當項目得到所需資源后，我就把項目計劃拆解成任務，直接分到具體人頭。例如：張三，下周一前完成接口開發；李四，負責本周的測試用例編寫。責任到人，拒絕摸魚。

 

（易趨項目計劃視圖）

 

我和管理人員都能快速查看各個項目的進度完成情況。

在組合監控模塊，可以全面掌控各個項目的健康狀態，了解到項目當前所處階段、進度、交付物完成情況、成本收益的狀等，從而分析和判斷項目資源的投入情況，并進行科學的優化。

 

（易趨我的概況視圖）

 

 

 

（易趨項目健康狀態視圖）

 

而團隊成員可每周通過工時填報，反饋任務完成情況。

 

（易趨工時填報視圖）

 

 Step6：復盤優化 —— 讓下次更高效

項目做完不是終點，復盤才能讓下次更牛！

系統支持收集多維度的工時數據（調撥工時、計劃工時、實際工時）并進行分析，展示資源的利用情況。這有助于項目管理人員進行科學決策，提高資源利用率。

例如：通過資源計劃和實際使用的偏差分析，可以判斷項目計劃的制定是否合理。系統還提供全面的工時報表，通過多樣化的圖表展示資源的利用情況。

 

（易趨工時報表視圖）

 

 

6.總結

通過上述步驟，我不僅提高了項目的資源利用率，還確保了項目的順利推進。借助易趨平臺，我從“救火隊員”變成了“節奏大師”，真正實現了資源與進度的完美平衡。希望我的經驗對你有所幫助！