最近，公司內(nèi)部舉辦了一次項(xiàng)目案例分享會(huì)，有位同事提了一個(gè)比較常見的項(xiàng)目管理痛點(diǎn)。他說，不知道是不是自己影響力不夠，項(xiàng)目成員的任務(wù)進(jìn)度總是推不動(dòng)，每天催來催去，但是一點(diǎn)進(jìn)展都沒有，最后不僅團(tuán)隊(duì)成員不滿，領(lǐng)導(dǎo)和客戶也不滿意。
這個(gè)話題引起了大家的熱議，紛紛開啟吐槽模式，例如每次項(xiàng)目任務(wù)分配好了，突然會(huì)有一些臨時(shí)/突發(fā)的任務(wù)，影響原本任務(wù)的進(jìn)度，客戶不同意延期，大家也不愿意每天加班等等。
之前我剛?cè)胄械臅r(shí)候，也遇過類似的問題，剛好這次會(huì)上有大佬分享了一些解決方案，那么本期內(nèi)容就結(jié)合我自己的經(jīng)驗(yàn)，整理一些比較好的解決思路分享給大家。
1.第一步：分析任務(wù)推不動(dòng)的具體原因
在項(xiàng)目管理中，成員任務(wù)進(jìn)度推不動(dòng)可能是多種因素導(dǎo)致，要想有效應(yīng)對(duì)，首先要深入分析項(xiàng)目任務(wù)推不動(dòng)的具體原因。那么每個(gè)項(xiàng)目的特性不同、所面臨的問題也不盡相同，這里就列舉一些常見的原因，大家可以對(duì)照自己的項(xiàng)目梳理一下：
(1) 項(xiàng)目成員維度：可能存在能力不足、態(tài)度問題或缺乏完成特定任務(wù)所需的技能和經(jīng)驗(yàn)。
(2) 項(xiàng)目任務(wù)維度：任務(wù)分配可能過于繁重或不合理，超出成員的能力范圍；其次是任務(wù)可能缺乏優(yōu)先級(jí)排序，導(dǎo)致關(guān)鍵任務(wù)沒完成，影響整體進(jìn)度。
(3) 項(xiàng)目資源維度：項(xiàng)目資源不足，可能缺乏必要的時(shí)間、資金、人力等資源支持，導(dǎo)致任務(wù)無(wú)法按時(shí)完成。
(4) 項(xiàng)目溝通維度：出現(xiàn)溝通障礙，團(tuán)隊(duì)內(nèi)部或跨部門之間的溝通不暢，導(dǎo)致信息傳遞不及時(shí)。
2.第二步：根據(jù)分析的原因制定針對(duì)性措施
在進(jìn)行針對(duì)性措施分享前，給大家簡(jiǎn)要分享下如何確定項(xiàng)目任務(wù)進(jìn)度推不動(dòng)的具體原因。
首先思考一個(gè)問題：是多數(shù)項(xiàng)目成員沒有完成，還是少數(shù)成員沒有完成？
(1) 如果是少部分成員沒有完成
就可以考慮是項(xiàng)目成員維度的原因，那么可以再進(jìn)一步思考是態(tài)度問題還是能力問題？確定后就根據(jù)具體的情況及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。
(2) 如果是大部分成員都沒辦法完成
那大概率就是工作量的問題了，可以從項(xiàng)目任務(wù)以及資源維度去梳理了。
那么根據(jù)以上原因，給大家分享一些針對(duì)性的措施：
2.1針對(duì)項(xiàng)目成員維度的措施
制定多元化的激勵(lì)機(jī)制：可以是物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，如獎(jiǎng)金、提成等；也可以是精神激勵(lì)，如表?yè)P(yáng)、提升自我價(jià)值等。通過透明的績(jī)效考核體系，讓成員明確工作目標(biāo)和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，激發(fā)其積極性和主動(dòng)性。
進(jìn)行培訓(xùn)與提升：針對(duì)成員缺乏技能或經(jīng)驗(yàn)的情況，提供必要的培訓(xùn)和支持。
2.2針對(duì)項(xiàng)目任務(wù)維度的措施
任務(wù)分解與合理分配：對(duì)任務(wù)進(jìn)行合理的分解，設(shè)定明確的完成時(shí)間和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，確保任務(wù)的可執(zhí)行性和可衡量性；其次根據(jù)成員的能力和特長(zhǎng)進(jìn)行合理的任務(wù)分配，確保任務(wù)與成員能力相匹配。
梳理任務(wù)優(yōu)先級(jí)：采用“緊急-重要四象限法”等工具梳理任務(wù)優(yōu)先級(jí)，將資源配置在優(yōu)先級(jí)高的需求上，確保關(guān)鍵任務(wù)的順利推進(jìn)。
2.3針對(duì)項(xiàng)目資源維度的措施
提供資源支持：確保成員在任務(wù)推動(dòng)過程中有足夠的資源支持，及時(shí)協(xié)調(diào)內(nèi)外部資源，包括時(shí)間、資金、人力等。
2.4針對(duì)項(xiàng)目溝通維度的措施
建立有效的溝通渠道和反饋機(jī)制：定期召開項(xiàng)目會(huì)議，讓成員了解項(xiàng)目整體進(jìn)展和各自任務(wù)的情況，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作和配合；及時(shí)發(fā)現(xiàn)任務(wù)推不動(dòng)的情況和原因并解決，確保信息的及時(shí)傳遞和準(zhǔn)確理解。
項(xiàng)目管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，需要不斷地進(jìn)行改進(jìn)和調(diào)整，那么在推動(dòng)過程中，項(xiàng)目經(jīng)理要定期監(jiān)控項(xiàng)目的進(jìn)度，及時(shí)調(diào)整管理策略。這時(shí)候可以借助專業(yè)的項(xiàng)目管理工具來輔助管理，能大大提高工作效率和準(zhǔn)確性。下面就以我們公司上的項(xiàng)目管理工具——易趨（EasyTrack）為例，來跟大家簡(jiǎn)要分享下。
3.第三步：借助專業(yè)的項(xiàng)目管理工具，高效進(jìn)行項(xiàng)目管理
利用項(xiàng)目管理工具可以進(jìn)行項(xiàng)目計(jì)劃的制定、任務(wù)進(jìn)度跟蹤和管理以及資源的合理調(diào)撥，進(jìn)而提高工作效率。
3.1兩級(jí)計(jì)劃制定及實(shí)時(shí)進(jìn)度跟蹤
借助易趨項(xiàng)目管理軟件，我首先可以制定全面的兩級(jí)計(jì)劃：面向管理層的里程碑計(jì)劃，把控項(xiàng)目的大方向；面向項(xiàng)目成員的WBS計(jì)劃，把控項(xiàng)目任務(wù)的整體進(jìn)度。
（易趨項(xiàng)目管理階段計(jì)劃視圖）
首先項(xiàng)目任務(wù)分解與分配更合理：會(huì)將項(xiàng)目分解為具體的任務(wù)，分配給相應(yīng)的成員，明確完成時(shí)間和工期。
其次能實(shí)時(shí)進(jìn)行進(jìn)度跟蹤：當(dāng)計(jì)劃發(fā)布后，項(xiàng)目成員會(huì)即時(shí)收到項(xiàng)目任務(wù)的通知，同時(shí)能快速填報(bào)工時(shí)匯報(bào)工作進(jìn)展，系統(tǒng)會(huì)實(shí)時(shí)跟蹤任務(wù)的完成情況，項(xiàng)目經(jīng)理可以在項(xiàng)目計(jì)劃頁(yè)面快速查看是否有延誤的情況。
（易趨項(xiàng)目計(jì)劃—分解視圖）
3.2資源合理調(diào)撥及優(yōu)化
除了項(xiàng)目計(jì)劃的科學(xué)制定和實(shí)時(shí)監(jiān)控，還可以借助易趨項(xiàng)目管理軟件進(jìn)行有效的資源管理，覆蓋項(xiàng)目資源需求的估算、項(xiàng)目資源申請(qǐng)以及監(jiān)控資源的使用情況等三個(gè)方面，從而進(jìn)行合理的資源調(diào)撥。
首先，我可以根據(jù)項(xiàng)目需求制定資源需求計(jì)劃，能包含所需資源類型、數(shù)量、級(jí)別以及不同階段需要投入多少工時(shí)。當(dāng)項(xiàng)目立項(xiàng)批準(zhǔn)后，就可以依據(jù)項(xiàng)目需求去預(yù)訂資源，申請(qǐng)項(xiàng)目執(zhí)行需要的資源類型、數(shù)量、時(shí)段；會(huì)由部門經(jīng)理根據(jù)組織資源供應(yīng)情況，統(tǒng)一進(jìn)行調(diào)配。
同時(shí)系統(tǒng)支持實(shí)時(shí)跟蹤對(duì)比、計(jì)算實(shí)際和預(yù)算的偏差，通過紅、黃、綠三色標(biāo)記狀態(tài)，如有情況可以及時(shí)調(diào)整，確保任務(wù)的順利進(jìn)行。
（易趨項(xiàng)目資源需求視圖）
3.3透明公開的績(jī)效考核，進(jìn)一步提升成員工作積極性
為了進(jìn)一步提升團(tuán)隊(duì)成員的工作積極性，績(jī)效考核少不了；通過透明、公開的績(jī)效考核體系，讓成員明確工作目標(biāo)和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，激發(fā)其積極性和主動(dòng)性。
借助易趨項(xiàng)目管理軟件，可以定期對(duì)項(xiàng)目成員進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。在項(xiàng)目成員計(jì)分卡模塊，我可以對(duì)項(xiàng)目成員的工作態(tài)度以及工作貢獻(xiàn)兩部分進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，系統(tǒng)根據(jù)評(píng)價(jià)人評(píng)分自動(dòng)計(jì)算最終平均績(jī)效得分，支持多人評(píng)價(jià)；對(duì)項(xiàng)目成員計(jì)分卡也支持批量創(chuàng)建，能大大節(jié)約考核的時(shí)間。
（易趨項(xiàng)目成員計(jì)分卡視圖）
通過易趨項(xiàng)目管理軟件，我可以有效應(yīng)對(duì)導(dǎo)致成員任務(wù)進(jìn)度推不動(dòng)的各個(gè)維度的難點(diǎn)，項(xiàng)目管理更加輕松高效了，例如：項(xiàng)目成員維度的工作積極性不高通過平衡計(jì)分卡應(yīng)對(duì)，項(xiàng)目任務(wù)維度的分解與分配難題，通過兩級(jí)計(jì)劃的制定以及實(shí)時(shí)跟蹤進(jìn)度應(yīng)對(duì)等等。
4.總結(jié)
項(xiàng)目管理中成員任務(wù)進(jìn)度推不動(dòng)的問題需要綜合考慮多種因素，并采取針對(duì)性的措施來解決。常見的幾大原因包含項(xiàng)目成員維度、項(xiàng)目任務(wù)維度、項(xiàng)目資源維度等，通過建立激勵(lì)機(jī)制、任務(wù)分解與合理分配、合理的資源分配以及使用項(xiàng)目管理工具等方法，可以有效地推動(dòng)任務(wù)進(jìn)度，確保項(xiàng)目的順利進(jìn)行。
浙公網(wǎng)安備 33010602011771號(hào)