導航

隨著公司業務的逐步增加，我手上管理的項目也多了起來，開始接觸了一些中大型項目。但還沒來得及算能拿到多少項目獎金，我就被接踵而至的管理難題壓得喘不過氣來，第一次感受到多項目并行帶來的手忙腳亂的感覺。

我首先遇到了各種資源管理的難題，沒想到我能“身兼數職”，每天穿梭在不同的項目上加班。不知道以下這幾個難點大家遇到過幾個？

a)      搶資源：手上項目多了，時不時就要跟其他的項目搶資源。

b)      管資源：由于資源有限，還要平衡自己手上各個項目的資源使用，由于無法及時獲取他們的工作進展，資源使用會有過度或者利用不充分的情況。

c)       資源分配不合理：由于項目體量較大，我缺乏估算工作量的經驗，導致了項目資源分配不合理。

d)      資源沖突：項目中的資源在實際工作中，會出現請假、緊急抽調等情況，這又導致經常面臨資源沖突的困境。

1.如何進行多項目的資源管理？

在多個項目出現因資源管理問題導致的進度延誤和交付物質量不合格的問題后，我進行了復盤總結，同時結合同事的管理經驗，得出了以下幾個管理策略。

1.1項目優先級的確定

每個項目在立項之初就會確定優先級，但在實際執行過程中，優先級也會隨著業務目標的改變發生變更，作為項目經理需要及時關注這一動態。

同時也需要對管理的多個項目進行優先級的梳理和排序，盡力將關注度以及資源集中在更加重要和緊急的項目上。

1.2著重關注關鍵資源

在項目的優先級梳理完成后，就是資源的分配和管理了。對于一個項目來說，有一些關鍵項目任務影響著項目的整體進度，這些任務所分配的資源就是這個項目的關鍵資源；我們的關注重點就是這些資源，盡力確保他們能正常完成項目任務，使用率不要過低或者超支。

1.3及時跟進資源的使用情況

資源使用情況的及時跟進和獲取，有助于我們發現資源使用不可理的情況并重新進行分配。在后續的管理過程中，我通過定期溝通來獲取項目成員的反饋，但在項目工期緊張時，會優先在管理工具上獲取數據。

1.4建立全局觀

具備全局觀，項目經理才能從整體出發，關注到各個部分的變化，及時進行調整，確保資源管理有效、合理，目標不偏離。一個完整的項目管理流程會涵蓋啟動、計劃、執行、監控和收尾5個過程組，在進行資源管理也應兼顧這五個過程組，進行持續、循環的跟蹤，逐步建立自己的全局觀。

前面也有提到對于一些數據的收集反饋，我會利用管理工具來獲取；尤其是多個項目進行管理時，資源使用情況的監控更加方便，彌補了一些全局觀欠缺造成的短板。下面也給大家簡要分享下。

2.借助項目管理工具，多項目的資源管理更加便捷

2.1項目的資源分配及使用情況，一目了然

我經常在管理中面臨項目資源使用超支或者沖突的情況，這通常是分配不合理以及無法及時獲取實際使用情況所致。在公司上了專業的項目管理軟件后，我會在系統上制定資源需求計劃，包括資源所需類型以及工時；工時可分配至不同的項目階段，估算起來會更加準確。

資源需求計劃制定后要經管理層批準，會使得資源分配更加合理。在審批通過、項目開始執行后，系統會鉆取團隊成員反饋的工時報告來實時更新使用情況，并與計劃進行偏差對比，紅色則代表嚴重超支，黃色代表一般超支，綠色則代表正常。

我每天只需花費五分鐘登錄系統查看數據，即可了解資源的實際使用情況，比較便捷，每周進行團隊會議時就能進一步了解超支的原因并進行解決。

（易趨資源需求視圖）

2.2團隊資源統一管理，提升資源利用率

為了方便統一管理，在系統上會建立一個資源池，包含公司的所有資源，通過集中管理每位團隊成員的相關信息來提升資源的利用率以及分配合理性。它會包含基本信息、參與項目、崗位歷史、技能、績效評價等一系列詳細信息。

（易趨團隊人員視圖）

團隊經理或部門經理在收到我們項目經理的資源需求申請后，就會根據實際情況合理調撥資源到項目。在人員調撥這個功能模塊會包含團隊成員的總工時以及顯示分配工時是否合理，能更好的輔助資源調撥。

（易趨人員調撥視圖）

2.3多項目實時監控——及時發現資源使用異常

多個項目的管理總是難以同時監控項目的運營情況，如項目的進度、成本、風險以及問題項，尤其是各個項目的資源使用情況。在系統項目群監控模塊上，可以統一監控項目群內各個項目的健康狀態。資源的使用情況通過工時這一維度體現，也采用紅黃綠燈表示，如果發現異常，一鍵即可跳轉至資源需求管理，查看詳細數據。

（易趨項目群監控——監控健康狀態視圖）

3.總結

在這樣一套比較完整的管理流程下，項目中的一些資源管理風險都能及時消滅，也能及時發現問題、高效解決。借助工具進行項目管理，不僅能及時跟進資源的實際使用情況，同時還能幫助我建立全局觀。