WizardWu 編程網(wǎng)

本文從管理面來看企業(yè)信息化。若您是一間小型企業(yè)或工廠的老板，或是這家公司聘請的技術(shù)顧問，應(yīng)如何從零開始、評估跨部門信息化或 ERP 的導(dǎo)入 (非編程技術(shù)文)。

本文從管理面來看企業(yè)信息化。若您是一間小型企業(yè)或工廠的老板，或是這家公司聘請的技術(shù)顧問 (當(dāng)了程序員很多年，發(fā)現(xiàn)自己的薪水和能力已無法再向上提高，而第一次嘗試轉(zhuǎn)型當(dāng)技術(shù)顧問)，應(yīng)如何從零開始、評估跨部門信息化或 ERP 的導(dǎo)入 (非編程技術(shù)文)。

 

對于大部分企業(yè)來說，作業(yè)流程信息化是一個必要的機能，也是企業(yè)提升營運效率的有效方案，那么應(yīng)該如何進行企業(yè)信息化？目標(biāo)如何設(shè)定？應(yīng)投入多少資源？企業(yè)商務(wù)模式應(yīng)該改造到什么情況？…這些都是企經(jīng)營團隊非常關(guān)心且不易應(yīng)付的議題。

企業(yè)信息化既不能像采購資產(chǎn)設(shè)備一樣直接購買進來，又不能像委托勞務(wù)或產(chǎn)品加工一樣，尋找適合的協(xié)力廠完全委托外包，又或者像 ISO 制度輔導(dǎo)項目，請顧問公司進行一連串的教育訓(xùn)練及協(xié)助制度的設(shè)計，再依照過去員工的經(jīng)驗去學(xué)習(xí)推行。所以大部分的經(jīng)營團隊，對于企業(yè)作業(yè)流程信息化的建設(shè)工程，都有類似摸石頭過河的感覺，不知道該如何下手。尤其是規(guī)模不夠大或資金不足的中小型企業(yè)，每天面對層出不窮的問題，應(yīng)付都來不及了，更別說想從中理出頭緒，實施推動信息化這種長久而持續(xù)的工程。

本文希望能嘗試由簡入繁，一層一層地剖析企業(yè)信息化的型態(tài)，并輔以企業(yè)作業(yè)改善演變的過程，來說明中小型企業(yè)可能實施的策略與方法。
 

一、人工操作是企業(yè)運作的初始模式

首先，從企業(yè)處于人工操作的階段開始談起。雖然大部分的企業(yè)已經(jīng)脫離這種石器時期的作業(yè)模式，但是在企業(yè)內(nèi)部的許多管理作業(yè)，仍存在著人工操作的流程。在人工操作的階段，不見得是使用紙筆用具，即使是使用計算機設(shè)備，我們也可能會稱它為人工操作模式。其中最常見的狀況，是使用類似文書系統(tǒng)或是電子試算表之類的軟件工具，雖然數(shù)據(jù)型態(tài)已經(jīng)信息化，但是作業(yè)的主體依然是很繁重的人工化操作。

這種方式無法利用軟件程序支撐作業(yè)流程應(yīng)有的功能，雖然這類型的工具很容易取得與使用，但它無法提供制式表單所規(guī)定的數(shù)據(jù)內(nèi)容與管理邏輯，來迫使作業(yè)人員可以無誤地依系統(tǒng)的功能，去按步就班地添加數(shù)據(jù)，以達到管控的效率。所以，企經(jīng)營者雖然在企業(yè)內(nèi)已大量使用像 OFFICE 這類工具，但是聽到員工報告「公司作業(yè)已經(jīng)實施信息化」時，卻又感受不到信息化流程應(yīng)有的成效，經(jīng)常會有很大的落差感，卻又不知道問題點所在，這就是企業(yè)在信息化初期的摸索過程中，首先會遭遇到的現(xiàn)象。
 

二、單部門信息化作業(yè)

雖然有許多的企業(yè)一直徘徊在信息化的門口，不得其門而入，但仍有許多企業(yè)主管努力不懈，推動多項作業(yè)導(dǎo)入信息化，將運作熟練的作業(yè)流程與規(guī)范，改以信息化系統(tǒng)協(xié)助。例如：營業(yè)訂單作業(yè)、采購進貨作業(yè)、庫存管理及會計總帳系統(tǒng)...等單一部門的信息化作業(yè)。

主管會由這幾個作業(yè)領(lǐng)域著手的主要原因如下：一是這些作業(yè)模式比較成熟，大家推動起來比較有共識，也較沒有爭議性，當(dāng)然阻力也會較?。欢t這幾項領(lǐng)域里，大部分企業(yè)的信息系統(tǒng)功能相似度比較高，軟件公司提供的信息系統(tǒng)產(chǎn)品也較成熟，有機會將其經(jīng)整理后，制作出套裝的產(chǎn)品；三是這幾項作業(yè)領(lǐng)域大都在單一部門實施，作業(yè)流程較無擴展到其他部門，在整合人員與信息化的難度上比較低，也符合組織權(quán)責(zé)，部門主管較容易整合與推動。

一般的單部門信息化系統(tǒng)具有高度機能，能支持企業(yè)流程的運作、快速反應(yīng)作業(yè)人員的工作內(nèi)容，并實時提供相關(guān)信息，促使作業(yè)人員執(zhí)行正確流程，企業(yè)主管較可感受到信息化所帶來的提升質(zhì)量、提升工作效率、降低人員工作量的好處，但這些系統(tǒng)大都偏向較非核心的作業(yè)領(lǐng)域。

 
圖 1　單一部門的信息化最容易成功

 
三、多部門信息化作業(yè)

單部門作業(yè)流程信息化工作，推動到一段時期就會停止，因為不是所有的流程都能輕易地信息化，尤其是在企業(yè)具特色的核心作業(yè)中，大都異于一般企業(yè)的流程。而這些流程的特異性，提高了其作業(yè)流程不易移轉(zhuǎn)至信息化系統(tǒng)的困難度。

此時最常見的一種做法，是由各部門主管自行領(lǐng)軍，以套裝軟件去修改或以客制化方式建設(shè)系統(tǒng)，但在這些非一般作業(yè)領(lǐng)域的信息化系統(tǒng)并不易建設(shè)。在諸多案例中都顯示，需要依賴企業(yè)內(nèi)各部門負(fù)并積極的主管不遺余力地推動，不斷尋找可行的方案，并親身實際參與項目才比較容易成功。由于有這些部門主管的努力，企業(yè)才得以將較多的部門或全公司建設(shè)信息化作業(yè)。

只是這些企業(yè)常有一種共同現(xiàn)象，就是信息化流程都僅限于單一部門內(nèi)，當(dāng)流程跨出部門與其他部門連結(jié)時，信息化流程就會中斷，變成以人工操作方式進入其它部門的后續(xù)流程。以企業(yè)內(nèi)部資源而言，在同一部門中，是最容易由部門主管發(fā)動部門流程改造工程，因為主管較有權(quán)力可做裁決，可以不考慮其他部門的意見。

圖 2　各部門建設(shè)信息化流程時，具特色的作業(yè)流程不易改造成信息化作業(yè)
 

四、跨部門作業(yè)流程信息化

　　如果要進行跨部門整合信息化流程，就必須經(jīng)由總經(jīng)理出面跨部門整合。但事實上，中小型企業(yè)總經(jīng)理是極少有時間或能力去整合跨部門流程的。而推動企業(yè)進行跨部門信息化作業(yè)的議題，大部分屬于像：成本管理、利潤績效管理...等居多，因為這一類的管理作業(yè)是必須整合各部門的數(shù)據(jù)與信息才能獲得，這也是一般企業(yè)最常遭遇到的困境。

圖 3　跨部門信息化，必須將跨部門的作業(yè)無縫隙地連接

圖 4　跨部門信息化，必須將各項作業(yè)環(huán)節(jié)逐一連接，不讓流程有停頓現(xiàn)象發(fā)生

 

圖 5　成本管理、利潤分析與績效管理，都是企業(yè)信息整合的目標(biāo)，必須由高層主管親自推動才會成功

跨部門作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)不易建立

當(dāng)企業(yè)組織著手計劃信息化或?qū)?ERP 系統(tǒng)時，就必須先了解人的行為有「應(yīng)變性」的特質(zhì)。通常系統(tǒng)被期許的功能，是在實際作業(yè)時，能分擔(dān)或負(fù)責(zé)重要的企業(yè)流程；若系統(tǒng)未能達到作業(yè)自動化的目標(biāo)，或系統(tǒng)能涵蓋的作業(yè)流程層面不足時，人工操作就必須彌補流程不順暢的部分，以發(fā)揮人的應(yīng)變性能力。一般此種情形，大都出現(xiàn)在深層或細(xì)節(jié)的作業(yè)環(huán)節(jié)中；更常見的是，出現(xiàn)在部門與部門的作業(yè)連結(jié)，因為同部門的作業(yè)協(xié)調(diào)比較容易，而跨部門協(xié)同作業(yè)時較易產(chǎn)生脫節(jié)與沖突，此時員工為了能完成工作，就會快速地找到另一條可行之路 (作業(yè)方式)，而破壞了常規(guī)的執(zhí)行。

為什么企業(yè)在跨部門作業(yè)時容易發(fā)生問題？可能因素，是部門主管為了能強力引導(dǎo)或達成目標(biāo)，形成向心力較強的部門組織，其部門內(nèi)部的流程也會不斷地被改善。但是一但作業(yè)貫穿到其他部門，或是承接了其他部門的后段流程時，就很容易產(chǎn)生門戶之見，發(fā)生各守立場不易協(xié)調(diào)的狀況。若「標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程 (SOP, Standard Operation Procedure)」不順暢，系統(tǒng)能涵蓋的部分就會相對減少，這也是我們經(jīng)?？匆姷囊环N現(xiàn)象：組織運作已成熟的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程，與系統(tǒng)流程間產(chǎn)生的差距或作業(yè)差異性愈大，系統(tǒng)要建設(shè)與導(dǎo)入的困難愈高。若強行建設(shè)導(dǎo)入，勢必會對現(xiàn)行已運作流暢的獲利模式產(chǎn)生影響，傷害企業(yè)既有利益。
 
如何減少或降低這種沖擊，或避免無謂的損失，最好的方法是先執(zhí)行一個「前置計劃」，找到作業(yè)流程的差距與差異性，并逐項檢討、提出改善方案，規(guī)劃出完善無差距的最佳作業(yè)流程，并且從組織、人員、流程、系統(tǒng)...等各方面尋找解決之道，才是安全又穩(wěn)固的做法。當(dāng)然這方面的跨部門協(xié)調(diào)，最好由懂 IT 又懂企業(yè)流程的高級主管，或 CIO (企業(yè)的首席信息官) 出面溝通，此時就非只懂技術(shù)或信息部門的一般主管所能勝任了。

在信息化或 ERP 的導(dǎo)入過程中，所產(chǎn)生的過渡陣痛期，需要主管事前預(yù)防并思考如何減少反彈。陣痛期最常發(fā)生的問題有：
　1、資深員工不愿意學(xué)習(xí)新的操作模式。
　2、系統(tǒng)導(dǎo)入時同時修改 SOP 標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程，讓同一個作業(yè)可能必須重復(fù)多次。
　3、如何調(diào)整系統(tǒng)功能以符合公司實際需求。
 
對企業(yè)來說，ERP 或信息化只是個輔助工具，重點還是在于企業(yè)里標(biāo)準(zhǔn)流程的建立。

 

樓主個人結(jié)論：
出社會做了幾年編程、遇到生涯瓶頸時，再翻翻以前在學(xué)校學(xué)的 ERP 理論、企業(yè)信息管理、計算機管理信息系統(tǒng) (MIS)、系統(tǒng)分析與設(shè)計、會計學(xué)、生產(chǎn)監(jiān)督管理，或相關(guān)基礎(chǔ)科目書籍，會發(fā)現(xiàn)當(dāng)初覺得無趣至極的課程，若能結(jié)合工作所學(xué)的 IT 技術(shù)和企業(yè) know-how，將是幫助自己視野升級的關(guān)鍵，并能提升自己對企業(yè)的附加值與不可替代性。

本文出自 升峰資訊。本博客已獲得該公司授權(quán)發(fā)表于內(nèi)地網(wǎng)絡(luò)。

升峰資訊 - 軟協(xié)e化部落格 (臺灣臺北)：
http://eblog.cisanet.org.tw/22439461/index.aspx

--------------------------------------------------------------------------------------------------- 
 
相關(guān)文章 (臺灣網(wǎng)站，繁體中文)： 
 
[1] 有 ERP 才能推動 SOP
標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程經(jīng)常被挑戰(zhàn)、跨部門作業(yè)不易建立
http://eblog.cisanet.org.tw/22439461/article/content.aspx?ArticleID=656

[2] 如何做好樣本數(shù)據(jù)測試
http://eblog.cisanet.org.tw/22439461/article/content.aspx?ArticleID=655

[3] 淺談導(dǎo)入前準(zhǔn)備工作
http://eblog.cisanet.org.tw/22439461/article/content.aspx?ArticleID=159

[4] ERP 是企業(yè)基礎(chǔ)設(shè)施
http://eblog.cisanet.org.tw/22439461/article/content.aspx?ArticleID=643

[5] 企業(yè)建設(shè) ERP 是高難度任務(wù)
http://eblog.cisanet.org.tw/22439461/article/content.aspx?ArticleID=639

[6] 如何應(yīng)用 ERP 建立企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)流程
http://eblog.cisanet.org.tw/22439461/article/content.aspx?ArticleID=644
http://eblog.cisanet.org.tw/22439461/article/content.aspx?ArticleID=645

[7] ERP 成功導(dǎo)入關(guān)鍵 - 人物篇
http://eblog.cisanet.org.tw/22439461/article/content.aspx?ArticleID=166 

[8] ERP 導(dǎo)入成功實例 - JS 光學(xué)眼鏡公司
http://eblog.cisanet.org.tw/22439461/article/content.aspx?ArticleID=640

[9] ERP 創(chuàng)造一個成功的團隊 - 國興機電
http://eblog.cisanet.org.tw/22439461/article/content.aspx?ArticleID=165

[10] 制造業(yè) ERP 導(dǎo)入案例 - CRE 公司
http://eblog.cisanet.org.tw/22439461/article/content.aspx?ArticleID=163

[11] 外商 BFL 運用 ERP 展現(xiàn)競爭力
http://eblog.cisanet.org.tw/22439461/article/content.aspx?ArticleID=168

[12] 「ERP + WEB 2.0」績效一加一大于二
http://eblog.cisanet.org.tw/22439461/article/content.aspx?ArticleID=173

[13] 百分之百 Cost Down - 采購管理
http://eblog.cisanet.org.tw/22439461/article/content.aspx?ArticleID=160

-----------------------------------------------------------------